Identifikasi
Direktorat / Fakultas
Sekretariat Dan Perencanaan Strategis
Bagian / Prodi
Sekretariat Pimpinan
Urusan
Sekretariat Pimpinan
Jabatan
Staf
Kelompok Bidang
1
General Affairs
Atasan Langsung
1
Kepala Urusan Sekretariat Pimpinan.
Bawahan Langsung
Ikhtisar Jabatan
Mendukung Koordinasi Dan Implementasi Kegiatan Pimpinan.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1
Bertanggung jawab dalam membantu koordinasi dan pelaksanaan program kerja sehingga dapat mempermudah kegiatan Pimpinan di Universitas Telkom.
Uraian Tugas
1
Mendukung koordinasi kegiatan harian unsur Pimpinan;
2
Mendukung implementasi program kerja dan dokumentasi kegiatan pimpinan.
Wewenang
1
Berwenang mengakses jadwal dan agenda pimpinan.
2
Berwenang menghubungi dan berkoordinasi dengan unit kerja internal dan eksternal atas nama pimpinan serta mengonfirmasi kegiatan pimpinan.
3
Berwenang menyampaikan undangan, surat masuk atau keluar, serta dokumen penting yang berkaitan dengan kegiatan pimpinan.
4
Berwenang menyiapkan bahan presentasi, laporan, atau dokumen pendukung kegiatan pimpinan berdasarkan arahan langsung pimpinan.
5
Berwenang mengatur kebutuhan administratif pimpinan, seperti pemesanan ruang rapat, kendaraan dinas, atau sarana pendukung lainnya.
Hubungan Kerja
| Internal | Dalam Hal |
|---|---|
| 1. Pimpinan |
1
Penyusunan, Pengaturan, Dan Pelaporan Kegiatan Harian Pimpinan.
|
| 2. Fakultas Dan Direktorat |
1
Koordinasi Dalam Pengumpulan Dokumen, Penyusunan Agenda, Dan Kehadiran Pimpinan Dalam Kegiatan Tersebut.
|
| 3. Bagian Public Relation Dan Analytics |
1
Koordinasi Peliputan, Keprotokolan, Penyusunan Sambutan, Dan Persiapan Acara Pimpinan.
|
| Eksternal | Dalam Hal |
| 1. Tamu Dan Mitra Lembaga Eksternal |
1
Pengaturan Penerimaan Tamu Pimpinan Baik Nasional Maupun Internasional.
|
| 2. Instansi Pemerintah |
1
Koordinasi Kunjungan, Rapat, Atau Undangan Resmi Yang Melibatkan Pimpinan.
|
Masalah dan Tantangan Kerja
1
Jadwal pimpinan sering berubah karena urgensi kegiatan internal dan eksternal.
2
Harus selalu siap merespons cepat permintaan pimpinan.
3
Koordinasi lintas unit yang cukup kompleks.
4
Tantangan menjaga akurasi dan keamanan dokumen pimpinan.
5
Kesiapan mendadak dan jam kerja fleksibel.
Indikator Keberhasilan
Kompetensi
No
Sub-Sub Kompetensi
Proficiency Level
Key Indicator
1
Corporate Event Management
3
Mampu memilih dan menerapkan proses pengelolaan dokumen sesuai standar dan prosedur yang berlaku.
2
Secretary Administration
3
Mampu memilih dan mengaplikasikan cara-cara yang efektif dan efisien dalam pengelolaan administrasi dan aktivitas kesekretariatan.
3
Office Administration
3
Mampu memilih dan mengaplikasikan cara-cara yang efektif dan efisien dalam pengelolaan administrasi perkantoran.
4
Document Administration
3
Mampu menganalisis proses pengelolaan dokumen (khususnya dokumen digital: foto, video dan lain-lain) sesuai dengan standar yang berlaku..
Struktur Organisasi
Klik gambar untuk memperbesar
100%