DESKRIPSI JABATAN
(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI
Kode Revisi Tanggal Pengesahan
259/AJ-TELU/0/SPS.5-6/2023 0
Direktorat/Fakultas Sekretariat Dan Perencanaan Strategis
Bagian/Prodi Sekretariat Pimpinan
Urusan Sekretariat Pimpinan
Jabatan Staf
Kelompok Bidang 1. General Affairs
Atasan Langsung 1. Kepala Urusan Sekretariat Pimpinan.
Bawahan Langsung
IKHTISAR JABATAN Mendukung Koordinasi Dan Implementasi Kegiatan Pimpinan.
TUJUAN DAN TANGGUNG JAWAB
1. Bertanggung jawab dalam membantu koordinasi dan pelaksanaan program kerja sehingga dapat mempermudah kegiatan Pimpinan di Universitas Telkom.
URAIAN TUGAS
1. Mendukung koordinasi kegiatan harian unsur Pimpinan;
2. Mendukung implementasi program kerja dan dokumentasi kegiatan pimpinan.
WEWENANG
1. Berwenang mengakses jadwal dan agenda pimpinan.
2. Berwenang menghubungi dan berkoordinasi dengan unit kerja internal dan eksternal atas nama pimpinan serta mengonfirmasi kegiatan pimpinan.
3. Berwenang menyampaikan undangan, surat masuk atau keluar, serta dokumen penting yang berkaitan dengan kegiatan pimpinan.
4. Berwenang menyiapkan bahan presentasi, laporan, atau dokumen pendukung kegiatan pimpinan berdasarkan arahan langsung pimpinan.
5. Berwenang mengatur kebutuhan administratif pimpinan, seperti pemesanan ruang rapat, kendaraan dinas, atau sarana pendukung lainnya.
HUBUNGAN KERJA INTERNAL DALAM HAL
1 . Pimpinan
1 . Penyusunan, Pengaturan, Dan Pelaporan Kegiatan Harian Pimpinan.
2 . Fakultas Dan Direktorat
1 . Koordinasi Dalam Pengumpulan Dokumen, Penyusunan Agenda, Dan Kehadiran Pimpinan Dalam Kegiatan Tersebut.
3 . Bagian Public Relation Dan Analytics
1 . Koordinasi Peliputan, Keprotokolan, Penyusunan Sambutan, Dan Persiapan Acara Pimpinan.
EKSTERNAL DALAM HAL
1 . Tamu Dan Mitra Lembaga Eksternal
1 . Pengaturan Penerimaan Tamu Pimpinan Baik Nasional Maupun Internasional.
2 . Instansi Pemerintah
1 . Koordinasi Kunjungan, Rapat, Atau Undangan Resmi Yang Melibatkan Pimpinan.
MASALAH DAN TANTANGAN KERJA 1. Jadwal pimpinan sering berubah karena urgensi kegiatan internal dan eksternal.
2. Harus selalu siap merespons cepat permintaan pimpinan.
3. Koordinasi lintas unit yang cukup kompleks.
4. Tantangan menjaga akurasi dan keamanan dokumen pimpinan.
5. Kesiapan mendadak dan jam kerja fleksibel.
INDIKATOR KEBERHASILAN
NO SUB-SUB KOMPETENSI PROFICIENCY LEVEL (PL) KEY INDICATOR
13
23
33
43
STRUKTUR ORGANISASI