Identifikasi
Direktorat / Fakultas
Kampus Jakarta
Bagian / Prodi
Urusan
Jabatan
Koordinator Kesekretariatan, Komunikasi, dan Penjaminan Mutu
Kelompok Bidang
1
Business Planning And Operations
2
General Affairs
Atasan Langsung
1
Direktur Kampus Jakarta.
Bawahan Langsung
1
Kepala Bagian Satuan Penjaminan Mutu, Audit Internal, Perencanaan Dan Performansi.
2
Kepala Bagian Sekretaris Pimpinan, Public Relation, Dan Legal.
Ikhtisar Jabatan
Mengelola Terkait Kesekretariatan, Komunikasi, Dan Penjaminan Mutu Di Kampus Jakarta.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1
Bertanggung jawab dalam pengelolaan kesekretariatan, komunikasi, dan penjaminan mutu di Kampus Jakarta sehingga mendukung keberhasilan administrasi, pengelolaan hubungan internal dan eksternal, dan meningkatkan kualitas pendidikan dan layanan di Kampus Jakarta.
Uraian Tugas
1
Mengelola kegiatan administrasi di organisasi, termasuk pengarsipan, pendokumentasian dan penyusunan laporan;
2
Mengelola saluran komunikasi dengan pihak internal dan eksternal seperti mitra dan stakeholder;
3
Membangun dan menjaga citra organisasi institusi;
4
Melakukan monitoring dan evaluasi terkait pengimplementasian penjaminan mutu;
5
Mengidentifikasi peluang dan perbaikan pengembangan meningkatan kualitas layanan; dan
6
Menyusun laporan terkait dengan kesekretariatan, komunikasi, dan penjaminan mutu.
Wewenang
1
Berwenang untuk menetapkan sistem dan prosedur administrasi, pengarsipan, dan dokumentasi yang efektif dan efisien di lingkungan organisasi/institusi.
2
Berwenang menjadi perwakilan resmi dalam hal komunikasi dengan mitra, media, dan stakeholder, sesuai arahan pimpinan.
3
Berwenang merancang dan mengimplementasikan strategi komunikasi dan citra organisasi, termasuk pengelolaan media sosial, publikasi resmi, dan kampanye reputasi institusi.
4
Berwenang mengakses dokumen dan data unit-unit kerja yang diperlukan untuk keperluan monitoring, evaluasi, dan audit mutu internal.
5
Berwenang memberikan masukan atau rekomendasi kebijakan dan perbaikan sistem kepada pimpinan berdasarkan hasil evaluasi mutu.
6
Berwenang menyusun dan menyampaikan laporan kinerja bidang kesekretariatan, komunikasi, dan mutu, serta memberikan pertimbangan strategis kepada pimpinan institusi.
Hubungan Kerja
| Internal | Dalam Hal |
|---|---|
| 1. Direktur Kampus Jakarta |
1
Penyusunan Kebijakan Mutu, Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI), Evaluasi Akademik, Dan Pengendalian Mutu Institusi.
|
| 2. Fakultas Dan Program Studi |
1
Monitoring Pelaksanaan Standar Mutu Akademik, Evaluasi Kinerja Prodi, Dan Pelaporan Mutu.
|
| 3. Unit Akademik Dan Non-Akademik (Keuangan, SDM, Kemahasiswaan, IT, Dsb.) |
1
Evaluasi Kinerja Unit Kerja, Pemenuhan Standar Layanan, Dan Peningkatan Mutu Layanan.
|
| Eksternal | Dalam Hal |
| 1. Badan Akreditasi Nasional (BAN-PT) Dan LAM (LAM-PTKes, LAM-INFOKOM, Dll.) |
1
Pengajuan Borang Akreditasi, Asesmen Lapangan, Dan Evaluasi Standar Nasional Dikti.
|
| 2. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, Dan Teknologi (Kemendikbudristek) |
1
Pelaporan Evaluasi Mutu, Tracer Study, Dan Pelaksanaan SPMI/SPME.
|
| 3. Perguruan Tinggi Mitra (Benchmarking Mutu) |
1
Studi Banding Sistem Penjaminan Mutu, Pertukaran Praktik Baik (best Practices).
|
| 4. Asosiasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (AP2MI, ISO, Dsb.) |
1
Peningkatan Kapasitas Auditor Mutu, Pelatihan Standar Mutu, Dan Forum Komunikasi.
|
| 5. Lembaga Sertifikasi Internasional (misal: ISO 9001, ISO 21001) |
1
Audit Eksternal, Sertifikasi Mutu Layanan Pendidikan, Dan Pelaporan Berkala.
|
Masalah dan Tantangan Kerja
Indikator Keberhasilan
Kompetensi
No
Sub-Sub Kompetensi
Proficiency Level
Key Indicator
1
Secretary Administration
5
Mampu merencanakan, memodifikasi prosedur dan mengusulkan prosedur terbaik dalam pengelolaan administrasi dan aktivitas kesekretariatan.
2
Document Administration
5
Mampu menciptakan, mengembangkan dan mengintegrasikan proses pengelolaan dokumen (khususnya dokumen digital: foto, video dan lain lain) secara efektif dan efisien.
3
Media Relations
5
Mampu mempengaruhi media untuk menciptakan opini publik yang fa vorable bagi perusahaan dalam meningkatkan reputasi perusahaan serta produk yang dihasilkan.
4
Quality Management Plan & Development
4
Mampu merencanakan quality management plan & development di lingkungan institusi.
5
Quality Management Methodology
5
Mampu mengidentifikasi quality management methodology termasuk menetapkan sistem dan mekanisme yang memungkinkan terjaganya komitmen mutu dengan strategi bisnis.
Struktur Organisasi
Klik gambar untuk memperbesar
100%