DESKRIPSI JABATAN
(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI
Kode Revisi Tanggal Pengesahan
053/AJ-TELU/0/SPS.3/2023 0
Direktorat/Fakultas Sekretariat Dan Perencanaan Strategis
Bagian/Prodi Sekretariat Pimpinan
Urusan
Jabatan Kepala Bagian
Kelompok Bidang 1. General Affairs
Atasan Langsung 1. Direktur Sekretariat Dan Perencanaan Strategis.
Bawahan Langsung 1. Kepala Urusan Sekretaris Rektor.
2. Kepala Urusan Sekretariat Pimpinan.
IKHTISAR JABATAN Mengelola Program Kerja Pimpinan Dan Kesekretariatan di Universitas Telkom.
TUJUAN DAN TANGGUNG JAWAB
1. Bertanggung jawab dalam koordinasi dan pelaksanaan program kerja sehingga dapat mempermudah kegiatan Pimpinan di Universitas Telkom.
URAIAN TUGAS
1. Mengelola fungsi kesekretariatan di lingkungan Universitas Telkom;
2. Mengelola koordinasi kegiatan harian unsur pimpinan;
3. Mendukung pelaksanaan event tingkat universitas yang menjadi tanggung jawab Direktur Sekretariat dan Perencanaan Strategis;
4. Mengelola dan menyusun program kerja dan dokumentasi kegiatan pimpinan; dan
5. Membuat laporan kegiatan dan performansi secara berkala kepada Direktur Sekretariat dan Perencanaan Strategis.
WEWENANG
1. Berwenang dalam mengelola dan mengarahkan kegiatan yang berkaitan dengan kesekretariatan di lingkungan Universitas Telkom.
2. Berwenang dalam mengkoordinasikan dan memastikan kegiatan pimpinan berjalan dengan baik termasuk pengaturan jadwal, rapat, dan kebutuhan operasional lainnya.
3. Berwenag dalam mendukung dan memastikan kelancaran pelaksanaan event di tingkat universitas.
HUBUNGAN KERJA INTERNAL DALAM HAL
1 . Rektor Dan Wakil Rektor
1 . Mengatur Agenda Dan Koordinasi Kegiatan Harian Pimpinan.
2 . Menyediakan Dukungan Administratif Untuk Aktivitas Pimpinan.
2 . Direktur SPS
1 . Menerima Arahan Kerja, Menyampaikan Laporan Kegiatan Dan Performansi.
3 . Direktorat Dan Fakultas
1 . Mengkoordinasikan Kebutuhan Agenda, Undangan, Dan Dokumentasi Kegiatan Yang Melibatkan Pimpinan.
4 . Bagian Public Relation Dan Analytics
1 . Berkoordinasi Dalam Hal Dokumentasi Kegiatan Pimpinan Yang Perlu Dipublikasi.
5 . Direktorat Pusat Teknologi Informasi
1 . Mendukung Pengelolaan Sistem Arsip Digital Atau Sistem Pelaporan Pimpinan.
EKSTERNAL DALAM HAL
1 . Tamu Dan Mitra Lembaga Eksternal
1 . Mengatur Dan Memfasilitasi Pertemuan Pimpinan Dengan Mitra Eksternal.
2 . Mengelola Korespondensi Dan Komunikasi Resmi Atas Nama Pimpinan.
2 . Instansi Pemerintah
1 . Menjadi Penghubung Administratif Untuk Keperluan Undangan, Kunjungan, Atau Kerja Sama.
3 . Universitas Lain
1 . Menjadi Penghubung Administratif Untuk Keperluan Undangan, Kunjungan, Atau Kerja Sama Pimpinan Universitas.
MASALAH DAN TANTANGAN KERJA 1. Tantangan dalam menyusun jadwal pimpinan yang efektif dan responsif terhadap perubahan sehingga tidak tumpang tindih.
2. Menjaga kualitas dan kerapian dalam menyelesaikan dokumen atau surat-menyurat.
3. Menjadi penghubung komunikasi yang efisien, diplomatis, dan menjaga kerahasiaan serta integritas informasi.
4. Tantangan dalam menyusun aktivitas pimpinan secara real time agar tepat waktu.
INDIKATOR KEBERHASILAN
NO SUB-SUB KOMPETENSI PROFICIENCY LEVEL (PL) KEY INDICATOR
15
25
34
45
55
65
STRUKTUR ORGANISASI