Identifikasi
Direktorat / Fakultas
Sekretariat Dan Perencanaan Strategis
Bagian / Prodi
Sekretariat Pimpinan
Urusan
Jabatan
Kepala Bagian
Kelompok Bidang
1
General Affairs
Atasan Langsung
1
Direktur Sekretariat Dan Perencanaan Strategis.
Bawahan Langsung
1
Kepala Urusan Sekretaris Rektor.
2
Kepala Urusan Sekretariat Pimpinan.
Ikhtisar Jabatan
Mengelola Program Kerja Pimpinan Dan Kesekretariatan di Universitas Telkom.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1
Bertanggung jawab dalam koordinasi dan pelaksanaan program kerja sehingga dapat mempermudah kegiatan Pimpinan di Universitas Telkom.
Uraian Tugas
1
Mengelola fungsi kesekretariatan di lingkungan Universitas Telkom;
2
Mengelola koordinasi kegiatan harian unsur pimpinan;
3
Mendukung pelaksanaan event tingkat universitas yang menjadi tanggung jawab Direktur Sekretariat dan Perencanaan Strategis;
4
Mengelola dan menyusun program kerja dan dokumentasi kegiatan pimpinan; dan
5
Membuat laporan kegiatan dan performansi secara berkala kepada Direktur Sekretariat dan Perencanaan Strategis.
Wewenang
1
Berwenang dalam mengelola dan mengarahkan kegiatan yang berkaitan dengan kesekretariatan di lingkungan Universitas Telkom.
2
Berwenang dalam mengkoordinasikan dan memastikan kegiatan pimpinan berjalan dengan baik termasuk pengaturan jadwal, rapat, dan kebutuhan operasional lainnya.
3
Berwenag dalam mendukung dan memastikan kelancaran pelaksanaan event di tingkat universitas.
Hubungan Kerja
| Internal | Dalam Hal |
|---|---|
| 1. Rektor Dan Wakil Rektor |
1
Mengatur Agenda Dan Koordinasi Kegiatan Harian Pimpinan.
2
Menyediakan Dukungan Administratif Untuk Aktivitas Pimpinan.
|
| 2. Direktur SPS |
1
Menerima Arahan Kerja, Menyampaikan Laporan Kegiatan Dan Performansi.
|
| 3. Direktorat Dan Fakultas |
1
Mengkoordinasikan Kebutuhan Agenda, Undangan, Dan Dokumentasi Kegiatan Yang Melibatkan Pimpinan.
|
| 4. Bagian Public Relation Dan Analytics |
1
Berkoordinasi Dalam Hal Dokumentasi Kegiatan Pimpinan Yang Perlu Dipublikasi.
|
| 5. Direktorat Pusat Teknologi Informasi |
1
Mendukung Pengelolaan Sistem Arsip Digital Atau Sistem Pelaporan Pimpinan.
|
| Eksternal | Dalam Hal |
| 1. Tamu Dan Mitra Lembaga Eksternal |
1
Mengatur Dan Memfasilitasi Pertemuan Pimpinan Dengan Mitra Eksternal.
2
Mengelola Korespondensi Dan Komunikasi Resmi Atas Nama Pimpinan.
|
| 2. Instansi Pemerintah |
1
Menjadi Penghubung Administratif Untuk Keperluan Undangan, Kunjungan, Atau Kerja Sama.
|
| 3. Universitas Lain |
1
Menjadi Penghubung Administratif Untuk Keperluan Undangan, Kunjungan, Atau Kerja Sama Pimpinan Universitas.
|
Masalah dan Tantangan Kerja
1
Tantangan dalam menyusun jadwal pimpinan yang efektif dan responsif terhadap perubahan sehingga tidak tumpang tindih.
2
Menjaga kualitas dan kerapian dalam menyelesaikan dokumen atau surat-menyurat.
3
Menjadi penghubung komunikasi yang efisien, diplomatis, dan menjaga kerahasiaan serta integritas informasi.
4
Tantangan dalam menyusun aktivitas pimpinan secara real time agar tepat waktu.
Indikator Keberhasilan
Kompetensi
No
Sub-Sub Kompetensi
Proficiency Level
Key Indicator
1
Corporate Event Management
5
Mampu memodifikasi proses pengelolaan dokumen yang berlaku dengan lebih baik.
2
Compliance Management
5
Mampu merekomendasikan kebijakan yang sesuai dengan compliance management.
3
Legal Drafting
4
Mampu menganalisa kesesuaian antara draft peraturan dengan peraturan internal dan eksternal eksisting sesuai dengan arah bisnis perusahaan.
4
Secretary Administration
5
Mampu merencanakan, memodifikasi prosedur dan mengusulkan prosedur terbaik dalam pengelolaan administrasi dan aktivitas kesekretariatan.
5
Office Administration
5
Mampu merencanakan, memodifikasi, mengevaluasi, dan mengusulkan prosedur terbaik dalam pengelolaan administrasi perkantoran.
6
Document Administration
5
Mampu menciptakan, mengembangkan, dan mengintegrasikan proses pengelolaan dokumen (khususnya dokumen digital: foto, video dan lain-lain) secara efektif dan efisien.
Struktur Organisasi
Klik gambar untuk memperbesar
100%