Identifikasi
Direktorat / Fakultas
Universitas Telkom
Bagian / Prodi
Head Of Secretary And Public Relation
Urusan
Sekretariat Pimpinan
Jabatan
Staf
Kelompok Bidang
1
Academic Administration
Atasan Langsung
Bawahan Langsung
Ikhtisar Jabatan
Melaksanakan Pelayanan Administrasi Dan Kesekretariatan Pimpinan, Meliputi Pengelolaan Surat, Agenda, Rapat, Perjalanan Dinas, Penerimaan Tamu, Dokumentasi, Serta Pemantauan Tindak Lanjut Keputusan Untuk Mendukung Kelancaran Aktivitas Dan Efektivitas Kerja Pimpinan Universitas.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1
Bertanggung jawab dalam memberikan dukungan administrasi dan kesekretariatan kepada pimpinan secara tertib, akurat, cepat, profesional, dan rahasia sesuai dengan standar layanan yang berlaku.
Uraian Tugas
1
Menerima, mencatat, mengklasifikasikan, mendistribusikan, dan mengarsipkan surat masuk serta surat keluar pimpinan.
2
Menyiapkan konsep surat, nota dinas, undangan, memo, disposisi, dan dokumen kedinasan lainnya sesuai arahan atasan.
3
Mengelola agenda kegiatan pimpinan, termasuk rapat, audiensi, kunjungan, undangan, dan kegiatan institusional.
4
Melakukan konfirmasi dan koordinasi agenda pimpinan dengan unit internal maupun pihak eksternal.
5
Menyiapkan kebutuhan administrasi rapat pimpinan, termasuk undangan, daftar hadir, bahan rapat, ruang, konsumsi, dan perangkat pendukung.
Wewenang
1
Mengakses dan mengelola dokumen kesekretariatan pimpinan sesuai dengan kewenangan yang diberikan.
2
Melakukan komunikasi dan konfirmasi agenda dengan unit internal maupun pihak eksternal atas arahan atasan.
3
Meminta data, bahan rapat, dan dokumen pendukung dari unit terkait untuk kebutuhan pimpinan.
Hubungan Kerja
| Internal | Dalam Hal |
|---|---|
| 1. Kepala Urusan Sekretariat Pimpinan |
1
Arahan, Supervisi, Konsultasi, Evaluasi, Dan Pelaporan Pekerjaan
|
| 2. Head Of Secretary And Public Relations |
1
Dukungan Data, Dokumen, Dan Layanan Kesekretariatan Sesuai Arahan
|
| Eksternal | Dalam Hal |
| 1. Yayasan Pendidikan Telkom |
1
Koordinasi Surat, Agenda, Rapat, Dan Dokumen Pimpinan
|
| 2. Pemerintah Dan Regulator |
1
Administrasi Surat, Undangan, Audiensi, Serta Agenda Kelembagaan
|
Masalah dan Tantangan Kerja
1
Tingginya volume surat, agenda, dokumen, dan permintaan layanan pimpinan.
2
Perubahan jadwal pimpinan yang dapat terjadi dalam waktu singkat.
Indikator Keberhasilan
1
Ketepatan waktu pemrosesan surat masuk dan surat keluar pimpinan.
2
Tingkat keakuratan agenda, surat, dokumen, dan informasi kegiatan pimpinan.
3
Persentase agenda pimpinan yang terkoordinasi dan terlaksana dengan baik.
Kompetensi
No
Sub-Sub Kompetensi
Proficiency Level
Key Indicator
1
Document Administration
3
Mampu mengelola dokumen fisik dan digital secara sistematis
2
Communication
3
Mampu berkomunikasi secara tepat dengan unit internal dan pihak eksternal
Struktur Organisasi
Klik gambar untuk memperbesar
100%