Identifikasi
Direktorat / Fakultas
Sekretariat Dan Perencanaan Strategis
Bagian / Prodi
Sekretariat Pimpinan
Urusan
Sekretaris Rektor
Jabatan
Kepala Urusan
Kelompok Bidang
1
General Affairs
Atasan Langsung
1
Kepala Bagian Sekretariat Pimpinan.
Bawahan Langsung
Ikhtisar Jabatan
Mempersiapkan Seluruh Kegiatan Rektor Baik Di Dalam Atau Di Luar Universitas Telkom.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1
Bertanggung jawab dalam persiapan seluruh kegiatan Rektor agar agenda terlaksana dan tertata dengan baik.
Uraian Tugas
1
Menyiapkan kegiatan Rektor baik di dalam atau di luar Universitas Telkom;
2
Mempersiapkan dokumen, surat menyurat, notulensi, serta laporan yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas rektor;
3
Menjaga kerahasiaan informasi dan dokumen penting yang berkaitan dengan kebijakan pimpinan;
4
Membuat laporan berkala kegiatan dan performansi kesekretariatan kepada atasan langsung.
Wewenang
1
Berwenang menyusun, mengatur, dan menyesuaikan jadwal kegiatan Rektor, baik kegiatan internal maupun eksternal Universitas Telkom.
2
Berwenang menyaring, meneruskan, atau menunda penyampaian dokumen, surat, dan informasi yang ditunjukan kepada Rektor sesuai urgensi dan prioritas.
3
Berwenang menyusun draft surat, notulensi, laporan, dan dokumen lainnya atas nama Rektor untuk kemudian ditelaah dan ditandatangani oleh Rektor.
4
Berwenang berkoordinasi dengan Direktorat dan Fakultas dalam rangka kegiatan atau agenda yang berkaitan dengan Rektor.
5
Berwenang mengelola dan menjaga kerahasiaan dokumen serta informasi strategis Rektor.
Hubungan Kerja
| Internal | Dalam Hal |
|---|---|
| 1. Kepala Bagian Sekretariat Pimpinan |
1
Menyampaikan Laporan Berkala Dan Memberikan Rekomendasi Terkait Kesekretariatan.
|
| 2. Direktorat Dan Fakultas |
1
Koordinasi Dalam Pengumpulan Dokumen, Penyusunan Agenda, Dan Kehadiran Rektor Dalam Kegiatan Tersebut.
|
| Eksternal | Dalam Hal |
| 1. Tamu Dan Mitra Lembaga Eksternal |
1
Mengatur Jadwal Pertemuan Rektor Dengan Pihak Eksternal.
2
Menyediakan Dokumentasi Dan Komunikasi Resmi Terkait Kunjungan Atau Kerja Sama.
|
| 2. Lembaga Pemerintahan |
1
Menyiapkan Dan Mengirimkan Surat Resmi, Laporan, Atau Undangan Atas Nama Rektor.
|
| 3. Universitas Mitra |
1
Mengelola Korespondensi Terkait Kerja Sama, Seminar, Atau Kegiatan Yang Melibatkan Rektor Secara Kelembagaan.
|
Masalah dan Tantangan Kerja
1
Jadwal Rektor yang padat, sehingga dibutuhkan pengelolaan waktu serta penentuan prioritas agar tidak terjadi agenda di waktu yang sama.
2
Tantangan dalam menjaga kerahasiaan informasi strategis.
3
Tantangan dalam mengatur prioritas pekerjaan karena beban kerja yang cukup tinggi.
4
Tantangan dalam mengasah keterampilan komunikasi karena akan sering berkoordinasi dengan pihak internal dan eksternal.
Indikator Keberhasilan
Kompetensi
No
Sub-Sub Kompetensi
Proficiency Level
Key Indicator
1
Secretary Administration
4
Mampu menganalisis teknik-teknik pengelolaan administrasi dan aktivitas kesekretariatan.
Struktur Organisasi
Klik gambar untuk memperbesar
100%