Identifikasi
Direktorat / Fakultas
Kampus Surabaya
Bagian / Prodi
Urusan
Sekretaris Pimpinan, Legal, Dan Public Relation
Jabatan
Kepala Urusan
Kelompok Bidang
1
Education
Atasan Langsung
1
Direktur Kampus Surabaya.
Bawahan Langsung
1
Staf Sekretaris Pimpinan, Legal, Dan Public Relation.
Ikhtisar Jabatan
Mengelola Layanan Kesekretariatan Pimpinan, Administrasi Dan Pengendalian Dokumen Legal, Komunikasi Institusi, Publikasi, Serta Hubungan Masyarakat Guna Mendukung Efektivitas Pelaksanaan Tugas Direktur, Kepatuhan Hukum, Dan Reputasi Telkom University Kampus Surabaya.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1
Bertanggung jawab atas terselenggaranya layanan kesekretariatan pimpinan, pengelolaan dokumen legal, komunikasi institusi, publikasi, dan hubungan masyarakat secara tertib, akurat, tepat waktu, profesional, serta sesuai dengan kebijakan universitas dan ketentuan yang berlaku.
Uraian Tugas
1
Menyusun rencana dan program kerja Urusan Sekretaris Pimpinan, Legal, dan Public Relation.
2
Mengelola agenda Direktur Kampus Surabaya, termasuk rapat, audiensi, kunjungan, undangan, dan kegiatan institusional.
3
Mengoordinasikan penyiapan surat, nota dinas, undangan, disposisi, bahan rapat, presentasi, dan dokumen kedinasan pimpinan.
Wewenang
1
Mengakses dan mengelola data, agenda, surat, serta dokumen pimpinan sesuai dengan kewenangan yang diberikan.
2
Mengoordinasikan agenda, rapat, kunjungan, audiensi, dan kegiatan Direktur Kampus Surabaya.
3
Meminta data, bahan rapat, dokumen, dan informasi dari unit terkait untuk mendukung pelaksanaan tugas pimpinan.
Hubungan Kerja
| Internal | Dalam Hal |
|---|---|
| 1. Direktur Kampus Surabaya |
1
Arahan, Persetujuan, Konsultasi, Koordinasi, Dan Pelaporan
|
| 2. Staf Sekretaris Pimpinan, Legal, Dan Public Relation |
1
Pelaksanaan Administrasi, Legal, Komunikasi, Publikasi, Dan Dokumentasi
|
| Eksternal | Dalam Hal |
| 1. Yayasan Pendidikan Telkom |
1
Administrasi Surat, Agenda, Dokumen, Dan Koordinasi Kelembagaan
|
| 2. Pemerintah Dan Regulator |
1
Perizinan, Korespondensi, Audiensi, Serta Hubungan Kelembagaan
|
Masalah dan Tantangan Kerja
1
Pengelolaan tiga fungsi berbeda, yaitu kesekretariatan pimpinan, legal, dan public relation, dalam satu urusan.
2
Tingginya volume agenda, surat, dokumen, dan kebutuhan layanan Direktur Kampus Surabaya.
3
Perubahan jadwal pimpinan serta kebutuhan mendesak yang harus segera ditindaklanjuti.
Indikator Keberhasilan
1
Ketepatan waktu dan keakuratan pengelolaan agenda Direktur Kampus Surabaya.
2
Ketepatan waktu pemrosesan surat masuk, surat keluar, disposisi, dan dokumen pimpinan.
3
Persentase tindak lanjut keputusan dan arahan Direktur yang terpantau sesuai tenggat waktu.
Kompetensi
No
Sub-Sub Kompetensi
Proficiency Level
Key Indicator
1
Executive Administration
3
Mampu mengelola agenda, surat, rapat, dokumen, dan tindak lanjut pimpinan
2
Legal Administration
3
Mampu mengelola dan melakukan pemeriksaan administratif awal dokumen legal
3
Public Relations
3
Mampu merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi kegiatan hubungan masyarakat
Struktur Organisasi
Klik gambar untuk memperbesar
100%