DESKRIPSI JABATAN
(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI
Kode Revisi Tanggal Pengesahan
481/AJ-TELU/XIII/TUS-4/2024 0
Direktorat/Fakultas Kampus Surabaya
Bagian/Prodi Sekretariat Dan Humas
Urusan
Jabatan Kepala Bagian
Kelompok Bidang 1. Academic Administration
2. General Affairs
3. Legal And Compliance
Atasan Langsung 1. Direktur Kampus Surabaya.
Bawahan Langsung 1. Kepala Urusan Sekretariat.
2. Kepala Urusan Humas.
3. Kepala Urusan Legal, Kerjasama Dan International Office.
IKHTISAR JABATAN Mengelola Terkait Kesekretariatan, Hubungan Masyarat, Dan Legal Di Kampus Surabaya.
TUJUAN DAN TANGGUNG JAWAB
1. Bertanggung jawab dalam mengelola fungsi kesekretariatan sehingga kegiatan pimpinan berjalan dengan terorganisir dan terdokumentasi dengan baik.
2. Bertanggung jawab dalam membangun citra positif institusi sehingga menjadi perguruan tinggu unggul berbasis ilmu pengetahuan dan teknologi.
3. Bertanggung jawab dalam pengelolaan dokumen hukum seperti MoU, kontrak kerja sama, peraturan internal sehingga memudahkan pengawasan dan pengendalian.
URAIAN TUGAS
1. Mengelola fungsi kesekretariatan di Kampus Surabaya;
2. Mengelola kegiatan harian unsur pimpinan Kampus Surabaya;
3. Membangun dan memelihara citra positif melalui kegiatan hubungan masyarakat, promosi, dan kerja sama dengan berbagai pihak;
4. Mengelola penyiapan materi legal untuk proses penyelesaian hukum dengan pihak ketiga; dan
5. Mengelola proses review draft kontrak kerja sama, MoU, dan peraturan internal lainnya.
WEWENANG
1. Berwenang untuk mengelola surat menyurat, arsip, penjadwalan, serta kebutuhan administratif pimpinan Kampus Surabaya.
2. Berwenang menyusun, memodifikasi, dan mengoordinasikan agenda harian, mingguan, dan bulanan pimpinan.
3. Berwenang merancang dan melaksanakan program kehumasan.
4. Berwenang memeriksa dan memberi masukan revisi atas draft kontrak kerja sama, MoU, dan peraturan internal sebelum disahkan pimpinan.
5. Berwenang mengakses dokumen hukum dan berkoordinasi dengan urusan legal.
6. Berwenang membagi tugas, mengatur pelaksanaan pekerjaan staf dibawahnya.
HUBUNGAN KERJA INTERNAL DALAM HAL
1 . Pimpinan Kampus Surabaya
1 . Koordinasi Langsung Dalam Pengelolaan Agenda, Rapat, Dokumentasi, Dan Kegiatan Strategis Pimpinan.
2 . Seluruh Bagian Di Kampus Surabaya
1 . Kolaborasi Dalam Pelaksanaan Program Kerja Sama, Publikasi Kegiatan, Serta Dokumentasi Kegiatan.
3 . Kampus Utama (Bandung)
1 . Harmonisasi Komunikasi Kampus Cabang Dan Pusat Agar Selaras Dengan Citra Institusisecara Keseluruhan.
4 . Bagian Pusat Teknologi Informasi
1 . Dukungan Dalam Pengelolaan Dokumen Digital, Sistem Manajemen Arsip, Serta Pengelolaan Media Kampus.
EKSTERNAL DALAM HAL
1 . Media Dan Publikasi
1 . Penyebaran Informasi Kampus Kepada Publik Melalui Media.
2 . Institusi Pendidikan Lain
1 . Promosi Dan Kolaborasi Lintas Institusi.
3 . Industri
1 . Kerja Sama Untuk Program Magang, Kuliah Tamu, Sponsorship, Dan Kegiatan Promosi Bersama.
4 . Masyarakat
1 . Membangun Citra Positif Dan Komunikasi Dua Arah Antara Kampus Dan Masyarakat.
MASALAH DAN TANTANGAN KERJA 1. Dinamika agenda pimpinan yang sering berubah secara mendadak.
2. Beban kerja administratif yang cukup tinggi.
3. Tantangan membangun dan memelihara citra positif Kampus Surabaya.
4. Keterbatasan pemahaman tentang proses hukum formal, yang dapat menyebabkan kesalahan dalam menyusun materi hukum.
5. Keterbatasan waktu untuk mereview secara detail semua dokumen yang masuk, sementara tanggung jawab lain juga menumpuk.
INDIKATOR KEBERHASILAN
NO SUB-SUB KOMPETENSI PROFICIENCY LEVEL (PL) KEY INDICATOR
STRUKTUR ORGANISASI