Identifikasi
Direktorat / Fakultas
Kampus Surabaya
Bagian / Prodi
Sekretariat Dan Humas
Urusan
Jabatan
Kepala Bagian
Kelompok Bidang
1
Academic Administration
2
General Affairs
3
Legal And Compliance
Atasan Langsung
1
Direktur Kampus Surabaya.
Bawahan Langsung
1
Kepala Urusan Sekretariat.
2
Kepala Urusan Humas.
3
Kepala Urusan Legal, Kerjasama Dan International Office.
Ikhtisar Jabatan
Mengelola Terkait Kesekretariatan, Hubungan Masyarat, Dan Legal Di Kampus Surabaya.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1
Bertanggung jawab dalam mengelola fungsi kesekretariatan sehingga kegiatan pimpinan berjalan dengan terorganisir dan terdokumentasi dengan baik.
2
Bertanggung jawab dalam membangun citra positif institusi sehingga menjadi perguruan tinggu unggul berbasis ilmu pengetahuan dan teknologi.
3
Bertanggung jawab dalam pengelolaan dokumen hukum seperti MoU, kontrak kerja sama, peraturan internal sehingga memudahkan pengawasan dan pengendalian.
Uraian Tugas
1
Mengelola fungsi kesekretariatan di Kampus Surabaya;
2
Mengelola kegiatan harian unsur pimpinan Kampus Surabaya;
3
Membangun dan memelihara citra positif melalui kegiatan hubungan masyarakat, promosi, dan kerja sama dengan berbagai pihak;
4
Mengelola penyiapan materi legal untuk proses penyelesaian hukum dengan pihak ketiga; dan
5
Mengelola proses review draft kontrak kerja sama, MoU, dan peraturan internal lainnya.
Wewenang
1
Berwenang untuk mengelola surat menyurat, arsip, penjadwalan, serta kebutuhan administratif pimpinan Kampus Surabaya.
2
Berwenang menyusun, memodifikasi, dan mengoordinasikan agenda harian, mingguan, dan bulanan pimpinan.
3
Berwenang merancang dan melaksanakan program kehumasan.
4
Berwenang memeriksa dan memberi masukan revisi atas draft kontrak kerja sama, MoU, dan peraturan internal sebelum disahkan pimpinan.
5
Berwenang mengakses dokumen hukum dan berkoordinasi dengan urusan legal.
6
Berwenang membagi tugas, mengatur pelaksanaan pekerjaan staf dibawahnya.
Hubungan Kerja
| Internal | Dalam Hal |
|---|---|
| 1. Pimpinan Kampus Surabaya |
1
Koordinasi Langsung Dalam Pengelolaan Agenda, Rapat, Dokumentasi, Dan Kegiatan Strategis Pimpinan.
|
| 2. Seluruh Bagian Di Kampus Surabaya |
1
Kolaborasi Dalam Pelaksanaan Program Kerja Sama, Publikasi Kegiatan, Serta Dokumentasi Kegiatan.
|
| 3. Kampus Utama (Bandung) |
1
Harmonisasi Komunikasi Kampus Cabang Dan Pusat Agar Selaras Dengan Citra Institusisecara Keseluruhan.
|
| 4. Bagian Pusat Teknologi Informasi |
1
Dukungan Dalam Pengelolaan Dokumen Digital, Sistem Manajemen Arsip, Serta Pengelolaan Media Kampus.
|
| Eksternal | Dalam Hal |
| 1. Media Dan Publikasi |
1
Penyebaran Informasi Kampus Kepada Publik Melalui Media.
|
| 2. Institusi Pendidikan Lain |
1
Promosi Dan Kolaborasi Lintas Institusi.
|
| 3. Industri |
1
Kerja Sama Untuk Program Magang, Kuliah Tamu, Sponsorship, Dan Kegiatan Promosi Bersama.
|
| 4. Masyarakat |
1
Membangun Citra Positif Dan Komunikasi Dua Arah Antara Kampus Dan Masyarakat.
|
Masalah dan Tantangan Kerja
1
Dinamika agenda pimpinan yang sering berubah secara mendadak.
2
Beban kerja administratif yang cukup tinggi.
3
Tantangan membangun dan memelihara citra positif Kampus Surabaya.
4
Keterbatasan pemahaman tentang proses hukum formal, yang dapat menyebabkan kesalahan dalam menyusun materi hukum.
5
Keterbatasan waktu untuk mereview secara detail semua dokumen yang masuk, sementara tanggung jawab lain juga menumpuk.
Indikator Keberhasilan
Kompetensi
No
Sub-Sub Kompetensi
Proficiency Level
Key Indicator
Struktur Organisasi
Klik gambar untuk memperbesar
100%