DESKRIPSI JABATAN
(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI
Kode Revisi Tanggal Pengesahan
498/AJ-TELU/XIII/TUS-5/2024 0
Direktorat/Fakultas Kampus Surabaya
Bagian/Prodi Akademik
Urusan Layanan Administrasi Akademik
Jabatan Kepala Urusan
Kelompok Bidang 1. Academic Administration
2. Education
Atasan Langsung 1. Kepala Bagian Akademik.
Bawahan Langsung 1. Staf Layanan Administrasi Akademik.
IKHTISAR JABATAN Melakukan pengelolaan layanan administrasi akademik di Kampus Surabaya.
TUJUAN DAN TANGGUNG JAWAB
1. pBertanggung jawab dalam melakukan pengelolaan administrasi akademik guna memastikan kelancaran dan kesesuaian proses akademik dengan kebijakan dan standar institusi.
URAIAN TUGAS
1. Melakukan penyusunan rencana kerja layanan administrasi akademik;
2. Menyediakan layanan administrasi untuk mahasiswa seperti registrasi, surat menyurat, dan pengajuan akademik lainnya;
3. Melakukan pengelolaan data dan sistem informasi akademik;
4. Berkoordinasi dengan dosen dan program studi terkait jadwal perkuliahan;
5. Menyusun dan menyimpan dokumen penting seperti transkrip nilai, berita acara ujian, dan dokumen kelulusan; dan
6. Menyusun laporan berkala terkait layanan administrasi akademik kepada atasan langsung.
WEWENANG
1. Berwenang menyusun rencana kerja layanan administrasi akademik di Kampus Surabaya.
2. Berwenang memberikan pelayanan kepada mahasiswa terkait administrasi akademik.
3. Berwenang mengakses, memperbaharui, dan mengelola data akademik mahasiswa.
4. Berwenang melakukan koordinasi teknis dengan dosen, program studi, dan unit lainnya dalam mendukung kelancaran kegiatan akademik.
5. Berwenang mengusulkan perbaikan terhadap sistem pelayanan administrasi akademik dan prosedur kerja.
6. Berwenang menjaga keamanan dokumen akademik.
7. Berwenang menyusun dan melaporkan secara berkala kepada atasan langsung terkait layanan administrasi akademik.
HUBUNGAN KERJA INTERNAL DALAM HAL
1 . Kepala Bagian Akademik Kampus Surabaya
1 . Koordinasi Terkait Kebijakan Akademik Dan Pelaporan Secara Berkala.
2 . Dosen
1 . Terkait Jadwal Perkuliahan, Pengelolaan Data Akademik, Dan Pengajuan Akademik Yang Melibatkan Mahasiswa.
3 . Staf Administrasi Akademik
1 . Memberikan Arahan Terkait Layanan Administrasi Akademik.
4 . Mahasiswa
1 . Terkait Akses Terhadap Layanan Administrasi Akademik Seperti Registrasi, Surat Menyurat, Dan Pengelolaan Dokumen Akademik Lainnya.
EKSTERNAL DALAM HAL
1 . Lembaga Akreditasi
1 . Penyusunan Dan Penyediaan Dokumen Pendukung Untuk Akreditasi Program Studi Dan Institusi.
2 . Perguruan Tinggi Lain
1 . Kolaborasi Dalam Pengembangan Kurikulum, Pertukaran Dosen Atau Mahasiswa, Serta Benchmarking Akademik.
MASALAH DAN TANTANGAN KERJA 1. Tantangan ketepatan dan keakuratan data akademik.
2. Tantangan membangun komunikasi yang efektif dengan banyak pihak.
3. Beban administrasi yang tinggi pada periode tertentu, seperti periode registrasi dan periode ujian.
INDIKATOR KEBERHASILAN
NO SUB-SUB KOMPETENSI PROFICIENCY LEVEL (PL) KEY INDICATOR
STRUKTUR ORGANISASI