DESKRIPSI JABATAN
(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI
Kode Revisi Tanggal Pengesahan
236/AJ-TELU/X/FIK.4/2023 0
Direktorat/Fakultas Fakultas Industri Kreatif
Bagian/Prodi
Urusan Kemahasiswaan
Jabatan Kepala Urusan
Kelompok Bidang 1. Education
2. Student Life
Atasan Langsung 1. Dekan Fakultas Industri Kreatif.
Bawahan Langsung
IKHTISAR JABATAN Kepala Urusan Kemahasiswaan bertanggung jawab mengelola dan mengoordinasikan berbagai kegiatan kemahasiswaan di tingkat fakultas. Tugas utama meliputi mendukung partisipasi mahasiswa dalam kompetisi, membina organisasi mahasiswa (ormawa), membantu pendaftaran dan persyaratan beasiswa, serta mengelola kegiatan sosial seperti welcome party (PKKMB) dan farewell party. Kepala Urusan Kemahasiswaan bertanggung jawab juga mencakup pendampingan mahasiswa yang menghadapi masalah akademik dan non-akademik melalui layanan konseling, serta memproses sidang etik secara adil dan transparan.
TUJUAN DAN TANGGUNG JAWAB
1. bertanggung jawab dalam koordinasi dan pengelolaan seluruh kegiatan kemahasiswaan di fakultas sehingga dapat mendukung visi dan misi di fakultas.
URAIAN TUGAS
1. Mengoordinasi dan mengelola kegiatan kompetensi tingkat nasional dan internasional;
2. Mengoordinasi kegiatan organisasi mahasiswa (ormawa) tingkat fakultas;
3. Membantu mengoordinasi pendaftaran dan pengumpulan persyaratan beasiswa;
4. Mengelola kegiatan welcome party dan farewell party;
5. Mengoordinasi kegiatan kemahasiswaan;
6. Pendampingan terhadap mahasiswa yang memiliki masalah akademik dan non akademik (konseling);
7. Memproses dan melaksanaan sidang etik
WEWENANG
1. Berwenang dalam mengelola administrasi kemahasiswaan, termasuk pendaftaran mahasiswa baru, penyusunan jadwal kuliah, dan pengelolaan data mahasiswa.
2. Memiliki otoritas dalam merancang dan mengimplementasikan program-program kemahasiswaan seperti kegiatan ekstrakurikuler, organisasi mahasiswa, dan pengembangan minat bakat mahasiswa.
3. Bertanggung jawab dalam berkoordinasi dengan dosen, organisasi kemahasiswaan, serta mitra eksternal untuk meningkatkan kualitas pengalaman mahasiswa selama masa studi.
4. Berwenang dalam menyusun dan melaksanakan kebijakan yang berkaitan dengan hak, kewajiban, dan kesejahteraan mahasiswa, serta menangani permasalahan kemahasiswaan.
5. Memiliki tanggung jawab untuk menyusun laporan evaluasi program kemahasiswaan serta melakukan perbaikan berdasarkan umpan balik dari mahasiswa dan pihak terkait.
HUBUNGAN KERJA INTERNAL DALAM HAL
1 . Direktorat Kemahasiswaan
1 . PKM, Kompetisi Mahasiswa Baru, Wisuda, Mahasiswa Berprestasi Dan Beasiswa.
EKSTERNAL DALAM HAL
1 . Pusat Prestasi Nasional, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi Kemendibud.
1 . Lomba Nasional Yang Diselenggarakan Oleh Kemendikbud.
2 . Perusahaan Dan Instansi
1 . Kerja Praktek Dan Magang.
MASALAH DAN TANTANGAN KERJA 1. Mengelola dan mengoordinasi berbagai kegiatan kemahasiswaan di tingkat nasional maupun internasional menghadirkan sejumlah tantangan. Dalam kegiatan kompetisi, sering kali kesulitan muncul dari kurangnya partisipasi mahasiswa karena minimnya informasi atau antusiasme, serta kendala anggaran yang terbatas. Hal ini memerlukan strategi komunikasi yang efektif dan penjadwalan yang tidak bentrok dengan kegiatan akademik. Sementara itu, mengoordinasi organisasi mahasiswa (ormawa) tingkat fakultas kerap menghadapi kendala dalam sinergi antara pihak fakultas dan ormawa, serta masalah penyaluran dana yang terkadang tidak lancar. Dibutuhkan pendampingan intensif agar program kerja ormawa relevan, berkelanjutan, dan berdampak positif.
2. Dalam membantu mahasiswa mendaftar beasiswa, tantangan utama adalah meningkatkan kesadaran tentang pentingnya kelengkapan administrasi karena banyak yang terlambat mengumpulkan dokumen atau tidak memahami persyaratan. Selain itu, mengelola acara seperti welcome party dan farewell party sering kali terhambat oleh keterbatasan anggaran dan partisipasi mahasiswa. Penyusunan acara yang inklusif dan menarik menjadi kunci keberhasilannya. Dalam mengoordinasi kegiatan kemahasiswaan secara umum, kesulitan koordinasi antar tim pelaksana dan kurangnya kesesuaian program dengan kebutuhan mahasiswa menjadi tantangan yang harus diatasi melalui perencanaan yang matang dan fokus pada pengembangan soft skills mahasiswa.
3. Pendampingan terhadap mahasiswa yang memiliki masalah akademik dan non-akademik membutuhkan pendekatan yang sensitif, terutama ketika mahasiswa enggan membuka diri. Masalah ini diperparah oleh keterbatasan sumber daya konselor profesional. Upaya menciptakan lingkungan yang aman dan nyaman untuk konseling serta menyediakan intervensi lintas disiplin sangat diperlukan. Dalam melaksanakan sidang etik, tantangan terbesar adalah memastikan proses berlangsung adil dan transparan, meskipun sering kali proses ini panjang dan mahasiswa sulit menerima hasilnya. Keseluruhan tugas ini membutuhkan koordinasi yang solid, sumber daya yang cukup, serta strategi yang inovatif untuk memberikan pelayanan terbaik bagi mahasiswa.
INDIKATOR KEBERHASILAN
NO SUB-SUB KOMPETENSI PROFICIENCY LEVEL (PL) KEY INDICATOR
14
24
34
44
STRUKTUR ORGANISASI