DESKRIPSI JABATAN
(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI
Kode Revisi Tanggal Pengesahan
518/AJ-TELU/XIII/TUS-6/2025 0
Direktorat/Fakultas Kampus Surabaya
Bagian/Prodi Sekretariat Dan Humas
Urusan Sekretariat
Jabatan Staf Sekretariat Pimpinan
Kelompok Bidang 1. Academic Administration
2. General Affairs
Atasan Langsung 1. Kepala Urusan Sekretariat.
Bawahan Langsung
IKHTISAR JABATAN Melaksanakan Dan Mendukung Pelaksanaan Program Kerja Pimpinan.
TUJUAN DAN TANGGUNG JAWAB
1. Bertanggung jawab dalam melaksanakan dan mendukung program kerja pimpinan sehingga dapat memudahkan pimpinan dalam implementasi pekerjaannya.
URAIAN TUGAS
1. Melaksanakan tugas-tugas administrasi seperti pengelolaan surat masuk dan keluar, pengarsipan dokumen, dan pengelolaan jadwal pimpinan;
2. Menyampaikan informasi kepada pimpinan sesuai kebutuhan;
3. Melakukan dokumentasi kegiatan pimpinan dan termasuk pengarsipannya;
4. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain untuk mendukung kelancaran tugas pimpinan; dan
5. Menyampaikan instruksi atau informasi pimpinan kepada unit terkait sesuai kebutuhan.
WEWENANG
1. Berwenang menerima, mencatat, dan mengelola surat masuk dan keluar serta dokumen resmi yang berkaitan dengan pimpinan.
2. Berwenang menyampaikan informasi kepada pimpinan.
3. Berwenang melakukan pencatatan dan dokumentasi seluruh kegiatan dan agenda pimpinan.
4. Berwenang menyiapkan kebutuhan rapat pimpinan.
5. Berwenang menjaga kerahasiaan informasi, dokumen, dan dokumentasi yang diterima atau dibuat selama pelaksanaan tugas.
HUBUNGAN KERJA INTERNAL DALAM HAL
1 . Kepala Urusan Sekretariat Kampus Surabaya
1 . Melaporkan Pelaksanaan Tugas Administrasi Dan Koordinasi Sekretariat.
2 . Pimpinan Kampus Surabaya
1 . Melakukan Dukungan Administratif Dan Operasional Harian.
2 . Mengelola Agenda Pimpinan.
3 . Seluruh Unit Kerja Di Kampus Surabaya
1 . Koordinasi Untuk Menyampaikan Instruksi Atau Informasi Dari Pimpinan.
EKSTERNAL DALAM HAL
1 . Institusi Pendidikan Lain
1 . Berkomunikasi Atau Berkoordinasi Terkait Surat-menyurat Dan Administrasi Yang Melibatkan Pimpinan Kampus.
2 . Mendukung Proses Administrasi Dan Koordinasi Kegiatan Yang Melibatkan Pihak Eksternal.
MASALAH DAN TANTANGAN KERJA 1. Jadwal pimpinan sering berubah karena urgensi kegiatan internal dan eksternal.
2. Koordinasi lintas unit yang cukup kompleks.
3. Harus selalu siap merespons cepat permintaan pimpinan.
4. Kesiapan mendadak dan jam kerja fleksibel.
INDIKATOR KEBERHASILAN
NO SUB-SUB KOMPETENSI PROFICIENCY LEVEL (PL) KEY INDICATOR
STRUKTUR ORGANISASI