Identifikasi
Direktorat / Fakultas
Kampus Surabaya
Bagian / Prodi
Sekretariat Dan Humas
Urusan
Sekretariat
Jabatan
Staf Sekretariat Pimpinan
Kelompok Bidang
1
Academic Administration
2
General Affairs
Atasan Langsung
1
Kepala Urusan Sekretariat.
Bawahan Langsung
Ikhtisar Jabatan
Melaksanakan Dan Mendukung Pelaksanaan Program Kerja Pimpinan.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1
Bertanggung jawab dalam melaksanakan dan mendukung program kerja pimpinan sehingga dapat memudahkan pimpinan dalam implementasi pekerjaannya.
Uraian Tugas
1
Melaksanakan tugas-tugas administrasi seperti pengelolaan surat masuk dan keluar, pengarsipan dokumen, dan pengelolaan jadwal pimpinan;
2
Menyampaikan informasi kepada pimpinan sesuai kebutuhan;
3
Melakukan dokumentasi kegiatan pimpinan dan termasuk pengarsipannya;
4
Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain untuk mendukung kelancaran tugas pimpinan; dan
5
Menyampaikan instruksi atau informasi pimpinan kepada unit terkait sesuai kebutuhan.
Wewenang
1
Berwenang menerima, mencatat, dan mengelola surat masuk dan keluar serta dokumen resmi yang berkaitan dengan pimpinan.
2
Berwenang menyampaikan informasi kepada pimpinan.
3
Berwenang melakukan pencatatan dan dokumentasi seluruh kegiatan dan agenda pimpinan.
4
Berwenang menyiapkan kebutuhan rapat pimpinan.
5
Berwenang menjaga kerahasiaan informasi, dokumen, dan dokumentasi yang diterima atau dibuat selama pelaksanaan tugas.
Hubungan Kerja
| Internal | Dalam Hal |
|---|---|
| 1. Kepala Urusan Sekretariat Kampus Surabaya |
1
Melaporkan Pelaksanaan Tugas Administrasi Dan Koordinasi Sekretariat.
|
| 2. Pimpinan Kampus Surabaya |
1
Melakukan Dukungan Administratif Dan Operasional Harian.
2
Mengelola Agenda Pimpinan.
|
| 3. Seluruh Unit Kerja Di Kampus Surabaya |
1
Koordinasi Untuk Menyampaikan Instruksi Atau Informasi Dari Pimpinan.
|
| Eksternal | Dalam Hal |
| 1. Institusi Pendidikan Lain |
1
Berkomunikasi Atau Berkoordinasi Terkait Surat-menyurat Dan Administrasi Yang Melibatkan Pimpinan Kampus.
2
Mendukung Proses Administrasi Dan Koordinasi Kegiatan Yang Melibatkan Pihak Eksternal.
|
Masalah dan Tantangan Kerja
1
Jadwal pimpinan sering berubah karena urgensi kegiatan internal dan eksternal.
2
Koordinasi lintas unit yang cukup kompleks.
3
Harus selalu siap merespons cepat permintaan pimpinan.
4
Kesiapan mendadak dan jam kerja fleksibel.
Indikator Keberhasilan
Kompetensi
No
Sub-Sub Kompetensi
Proficiency Level
Key Indicator
Struktur Organisasi
Klik gambar untuk memperbesar
100%