Identifikasi
Direktorat / Fakultas
Kampus Surabaya
Bagian / Prodi
Urusan
Sekretaris Pimpinan, Legal, Dan Public Relation
Jabatan
Staf
Kelompok Bidang
1
Education
Atasan Langsung
1
Kepala Urusan Sekretaris Pimpinan, Legal, Dan Public Relation.
Bawahan Langsung
Ikhtisar Jabatan
Melaksanakan Layanan Administrasi Dan Kesekretariatan Pimpinan, Pengelolaan Dokumen Legal, Komunikasi, Publikasi, Dokumentasi, Serta Hubungan Masyarakat Guna Mendukung Kelancaran Tugas Direktur Dan Menjaga Reputasi Telkom University Kampus Surabaya.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1
Bertanggung jawab dalam mendukung layanan kesekretariatan pimpinan, administrasi legal, publikasi, dan hubungan masyarakat secara tertib, akurat, tepat waktu, profesional, serta sesuai dengan kebijakan universitas.
Uraian Tugas
1
Menerima, mencatat, mengklasifikasikan, mendistribusikan, dan mengarsipkan surat masuk serta surat keluar pimpinan.
2
Menyiapkan konsep surat, nota dinas, undangan, surat tugas, disposisi, dan dokumen kedinasan lainnya sesuai arahan atasan.
3
Membantu mengelola dan memperbarui agenda Direktur Kampus Surabaya.
Wewenang
1
Mengakses dan mengelola surat, agenda, dokumen, serta informasi pimpinan sesuai dengan kewenangan yang diberikan.
2
Melakukan konfirmasi administratif mengenai agenda dan kegiatan pimpinan dengan unit internal maupun pihak eksternal.
3
Meminta data, bahan rapat, informasi kegiatan, dan dokumen pendukung dari unit terkait melalui koordinasi dengan atasan.
Hubungan Kerja
| Internal | Dalam Hal |
|---|---|
| 1. Kepala Urusan Sekretaris Pimpinan, Legal, Dan Public Relation |
1
Arahan, Supervisi, Konsultasi, Evaluasi, Dan Pelaporan Pekerjaan
|
| 2. Direktur Kampus Surabaya |
1
Pelayanan Administrasi, Agenda, Rapat, Dokumen, Dan Informasi Pimpinan
|
| 3. Wakil Direktur Kampus Surabaya |
1
Koordinasi Agenda, Bahan Rapat, Surat, Dan Publikasi Kegiatan
|
| Eksternal | Dalam Hal |
| 1. Yayasan Pendidikan Telkom |
1
Administrasi Surat, Dokumen, Agenda, Dan Kegiatan Pimpinan
|
| 2. Pemerintah Dan Regulator |
1
Korespondensi, Perizinan, Audiensi, Serta Penyampaian Dokumen
|
Masalah dan Tantangan Kerja
1
Tingginya volume surat, agenda, dokumen legal, dan kebutuhan publikasi yang harus ditangani.
2
Perubahan jadwal pimpinan dan kebutuhan mendesak dalam waktu singkat.
3
Kebutuhan menjaga ketelitian nama, jabatan, tanggal, tujuan surat, dan substansi dokumen.
Indikator Keberhasilan
1
Ketepatan waktu pemrosesan surat masuk dan surat keluar pimpinan.
2
Tingkat keakuratan agenda, surat, notula, dan dokumen kedinasan.
3
Kelengkapan bahan rapat, dokumentasi, dan tindak lanjut keputusan pimpinan.
Kompetensi
No
Sub-Sub Kompetensi
Proficiency Level
Key Indicator
1
Executive Administration
2
Mampu menjalankan layanan administrasi dan kesekretariatan pimpinan
2
Correspondence Management
3
Mampu menyiapkan serta mengelola surat dan dokumen kedinasan
3
Legal Administration22
2
Mampu mengelola kelengkapan, status, dan arsip dokumen legal
Struktur Organisasi
Klik gambar untuk memperbesar
100%