Identifikasi
Direktorat / Fakultas
Fakultas Kedokteran
Bagian / Prodi
Urusan
Sekretariat
Jabatan
Staf
Kelompok Bidang
1
Academic Administration
Atasan Langsung
1
Kepala Urusan Sekretaris Pimpinan, Legal, Dan Public Relation.
Bawahan Langsung
Ikhtisar Jabatan
Membantu Menyiapkan Agenda Dekan, Melakukan Administrasi Surat Menyurat Internal Dan Eksternal, Serta Membuat Standar Operasional Prosedur Kesekretariatan.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1
Bertanggung jawab dalam membantu persiapan agenda Dekan dan pelaksanaan administrasi sehingga dapat mendukung kelancaran proses kerja sama baik internal maupun eksternal fakultas.
Uraian Tugas
1
Membantu menyiapkan agenda kegiatan Dekan agar kegiatan berjalan efektif dan tercatat serta tersampaikan kepada Dekan;
2
Membantu memproses hasil rapat kepada seluruh peserta rapat manajemen fakultas agar dipahami dan dilaksanakan sesuai dengan tugas masing-masing;
3
Membantu melakukan koordinasi dan mendistribusikan dokumen kerja sama dengan pihak terkait baik internal maupun eksternal agar proses kerja sama berjalan baik dan terdokumentasikan dengan rapi;
4
Membantu menyiapkan ketersediaan Rencana Strategis (RENSTRA) fakultas agar terdokumentasi dengan baik;
5
Membantu melakukan monitoring dan mendokumentasikan laporan kegiatan triwulan secara berkala kepada Dekan agar sesuai dan update;
6
Melakukan administrasi surat menyurat internal dan eksternal;
7
Membantu melakukan perencanaan, pembinaan, penilaian performansi staf kesekretariat; dan
8
Membantu membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) kesekretariatan.
Wewenang
1
Berwenang dalam mempersiapkan kebutuhan agenda kegiatan Dekan;
2
Dapat mendistribusikan hasil rapat kepada peserta rapat;
3
Berwenang untuk memproses surat menyurat internal dan eksternal;
Hubungan Kerja
| Internal | Dalam Hal |
|---|---|
| 1. Dekan |
1
Koordinasi Agenda Dekan, Laporan, Dan Surat Menyurat.
|
| 2. Wakil Dekan I Dan II |
1
Koordinasi Program Kerja Fakultas.
|
| 3. Sekretariat Pimpinan Pusat |
1
Koordinasi Administrasi.
|
| 4. Ketua Prodi Dan Ketua KK |
1
Koordinasi Kegiatan Prodi Dan Laporannya.
|
| Eksternal | Dalam Hal |
| 1. Fakultas Lain, SPM, P3I, Penyelenggara Pelatihan. |
1
Surat Menyurat Dan Kerja Sama.
|
Masalah dan Tantangan Kerja
1
Perubahan mendadak atau ketidaksesuaian antara prioritas yang diinginkan pimpinan Fakultas dapat menghambat proses perencanaan agenda yang efektif.
2
Kurangnya data dan keterbatasan waktu dalam administrasi atau birokrasi.
Indikator Keberhasilan
Kompetensi
No
Sub-Sub Kompetensi
Proficiency Level
Key Indicator
1
Secretary Administration
3
Mampu menganalisis teknik-teknik pengelolaan administrasi dan aktivitas kesekretariatan.
2
Office Administration
3
Mampu menganalisis teknik-teknik pengelolaan administrasi perkantoran.
3
Document Administration
3
Mampu mengevaluasi dan memodifikasi proses pengelolaan dokumen (khususnya dokumen digital: foto, video dan lain-lain) yang berlaku dengan baik.
4
Corporate Event Management
3
Mampu menganalisis proses pengelolaan dokumen perusahaan sesuai standar dan prosedur yang berlaku.
Struktur Organisasi
Klik gambar untuk memperbesar
100%