Identifikasi
Direktorat / Fakultas
Fakultas Kedokteran
Bagian / Prodi
Urusan
Sekretariat
Jabatan
Staf
Kelompok Bidang
1
Academic Administration
Atasan Langsung
1
Kepala Urusan Sekretariat.
Bawahan Langsung
Ikhtisar Jabatan
Membantu Menyiapkan Agenda Dekan, Melakukan Administrasi Surat Menyurat Internal Dan Eksternal, Serta Membuat Standar Operasional Prosedur Kesekretariatan.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1
Bertanggung jawab dalam membantu persiapan agenda Dekan dan pelaksanaan administrasi sehingga dapat mendukung kelancaran proses kerja sama baik internal maupun eksternal fakultas.
Uraian Tugas
1
Membantu menyiapkan agenda kegiatan Dekan agar kegiatan berjalan efektif dan tercatat serta tersampaikan kepada Dekan;
2
Membantu memproses hasil rapat kepada seluruh peserta rapat manajemen fakultas agar dipahami dan dilaksanakan sesuai dengan tugas masing-masing;
3
Membantu melakukan koordinasi dan mendistribusikan dokumen kerja sama dengan pihak terkait baik internal maupun eksternal agar proses kerja sama berjalan baik dan terdokumentasikan dengan rapi;
4
Membantu menyiapkan ketersediaan Rencana Strategis (RENSTRA) fakultas agar terdokumentasi dengan baik;
5
Membantu melakukan monitoring dan mendokumentasikan laporan kegiatan triwulan secara berkala kepada Dekan agar sesuai dan update;
6
Melakukan administrasi surat menyurat internal dan eksternal;
7
Membantu melakukan perencanaan, pembinaan, penilaian performansi staf kesekretariat; dan
8
Membantu membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) kesekretariatan.
Wewenang
1
Berwenang dalam mempersiapkan kebutuhan agenda kegiatan Dekan;
2
Dapat mendistribusikan hasil rapat kepada peserta rapat;
3
Berwenang untuk memproses surat menyurat internal dan eksternal;
Hubungan Kerja
| Internal | Dalam Hal |
|---|---|
| 1. Dekan |
1
Koordinasi Agenda Dekan, Laporan, Dan Surat Menyurat.
|
| 2. Wakil Dekan I Dan II |
1
Koordinasi Program Kerja Fakultas.
|
| 3. Sekretariat Pimpinan Pusat |
1
Koordinasi Administrasi.
|
| 4. Ketua Prodi Dan Ketua KK |
1
Koordinasi Kegiatan Prodi Dan Laporannya.
|
| Eksternal | Dalam Hal |
| 1. Fakultas Lain, SPM, P3I, Penyelenggara Pelatihan. |
1
Surat Menyurat Dan Kerja Sama.
|
Masalah dan Tantangan Kerja
1
Perubahan mendadak atau ketidaksesuaian antara prioritas yang diinginkan pimpinan Fakultas dapat menghambat proses perencanaan agenda yang efektif.
2
Kurangnya data dan keterbatasan waktu dalam administrasi atau birokrasi.
Indikator Keberhasilan
Kompetensi
No
Sub-Sub Kompetensi
Proficiency Level
Key Indicator
1
Secretary Administration
3
Mampu menganalisis teknik-teknik pengelolaan administrasi dan aktivitas kesekretariatan.
2
Office Administration
3
Mampu menganalisis teknik-teknik pengelolaan administrasi perkantoran.
3
Document Administration
3
Mampu mengevaluasi dan memodifikasi proses pengelolaan dokumen (khususnya dokumen digital: foto, video dan lain-lain) yang berlaku dengan baik.
4
Corporate Event Management
3
Mampu menganalisis proses pengelolaan dokumen perusahaan sesuai standar dan prosedur yang berlaku.
Struktur Organisasi
Klik gambar untuk memperbesar
100%