Identifikasi
Direktorat / Fakultas
Fakultas Ilmu Terapan
Bagian / Prodi
Urusan
Sekretariat
Jabatan
Kepala Urusan
Kelompok Bidang
1
Academic Administration
2
General Affairs
Atasan Langsung
1
Dekan Fakultas Ilmu Terapan.
Bawahan Langsung
1
Staf Sekretariat.
2
Staf Academic Reputation dan Employer Reputation Sekretariat.
Ikhtisar Jabatan
Menyiapkan Agenda Dekan, Melakukan Administrasi Surat Menyurat Internal Dan Eksternal, Serta Membuat Standar Operasional Prosedur Kesekretariatan.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1
Bertanggung jawab dalam persiapan agenda dekan dan pelaksanaan administrasi sehingga dapat mendukung kelancaran proses kerja sama baik internal maupun eksternal fakultas.
Uraian Tugas
1
Menyiapkan agenda kegiatan Dekan agar kegiatan berjalan efektif dan tercatat serta tersampaikan kepada Dekan;
2
Memproses hasil rapat kepada seluruh peserta rapat manajemen Fakultas Ilmu Terapan (FIT) agar dipahami dan dilaksanakan sesuai dengan tugas masing-masing;
3
Melakukan koordinasi dan mendistribusikan dokumen kerja sama dengan pihak terkait baik internal maupun eksternal agar proses kerja sama berjalan baik dan terdokumentasikan dengan rapih;
4
Menyiapkan ketersediaan Rencana Strategis (RENSTRA) fakultas agar terdokumentasi dengan baik;
5
Melakukan monitoring dan mendokumentasikan laporan kegiatan triwulan secara berkala kepada Dekan agar sesuai dan update;
6
Melakukan administrasi surat menyurat internal dan eksternal;
7
Melakukan perencanaan, pembinaan, penilaian performansi staf kesekretariat; dan
8
Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) kesekretariatan.
Wewenang
1
Berwenang dalam mengelola seluruh administrasi dan dokumentasi surat-menyurat, termasuk surat masuk, surat keluar, dan arsip institusi.
2
Memiliki otoritas dalam menjadwalkan, mengkoordinasikan, serta mengatur agenda rapat dan pertemuan pimpinan guna memastikan kelancaran operasional organisasi.
3
Bertanggung jawab dalam menyusun, mengelola, dan mengamankan dokumen penting seperti laporan, keputusan, serta kebijakan yang dikeluarkan oleh institusi
4
Berwenang dalam mendukung pelaksanaan acara resmi, rapat internal, serta koordinasi dengan pihak eksternal dalam kegiatan administratif.
5
Memiliki tanggung jawab dalam melakukan evaluasi terhadap sistem kerja sekretariat, meningkatkan efisiensi kerja, serta mengusulkan inovasi dalam pengelolaan administrasi dan layanan kesekretariatan.
Hubungan Kerja
| Internal | Dalam Hal |
|---|---|
| 1. Dekan |
1
Koordinasi Agenda Dekan, Laporan, Dan Surat Menyurat
|
| 2. Wadek I & II |
1
Koordinasi Program Kerja Fakultas
|
| 3. Sekpim Pusat |
1
Koordinasi Administrasi
|
| 4. Para Ka.Prodi, Ketua KK |
1
Koordinasi Kegiatan Prodi Dan Laporannya
|
| 5. Staf Di Fakultas |
1
Koordinasi Laporan Triwulan
|
| 6. Legal |
1
Koordinasi MoU Dan MoA
|
| Eksternal | Dalam Hal |
| 1. Stakeholders |
1
Surat Menyurat, Kerja Sama
|
Masalah dan Tantangan Kerja
1
Perubahan mendadak atau ketidaksesuaian antara prioritas yang diinginkan pimpinan Fakultas dapat menghambat proses perencanaan agenda yang efektif.
2
Kurangnya data dan keterbatasan waktu dalam administrasi atau birokrasi.
Indikator Keberhasilan
Kompetensi
No
Sub-Sub Kompetensi
Proficiency Level
Key Indicator
1
Secretary Administration
4
Mampu menganalisis teknik-teknik pengelolaan administrasi dan aktivitas kesekretariatan.
2
Office Administration
4
Mampu menganalisis teknik-teknik pengelolaan administrasi perkantoran.
3
Document Administration
4
Mampu mengevaluasi dan memodifikasi proses pengelolaan dokumen (khususnya dokumen digital: foto, video dan lain-lain) yang berlaku dengan baik.
4
Corporate Event Management
4
Mampu menganalisis proses pengelolaan dokumen perusahaan sesuai standar dan prosedur yang berlaku.
Struktur Organisasi
Klik gambar untuk memperbesar
100%