Identifikasi
Direktorat / Fakultas
Universitas Telkom
Bagian / Prodi
Head Of Secretary And Public Relation
Urusan
External Relationship
Jabatan
Staf
Kelompok Bidang
1
Marketing And Communication
Atasan Langsung
1
Kepala Urusan External Relationship.
Bawahan Langsung
Ikhtisar Jabatan
Melaksanakan Kegiatan Administrasi, Komunikasi, Koordinasi, Dokumentasi, Dan Pemutakhiran Data Hubungan Eksternal Guna Mendukung Terjalinnya Hubungan Kelembagaan Yang Baik Antara Universitas Telkom Dengan Pemerintah, Lembaga Pendidikan Tinggi, Industri, Asosiasi, Komunitas, Dan Pemangku Kepentingan Eksternal Lainnya.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1
Bertanggung jawab dalam mendukung pelaksanaan program external relationship melalui pengelolaan komunikasi, data pemangku kepentingan, kunjungan, audiensi, dokumentasi, serta tindak lanjut hubungan kelembagaan secara tertib, akurat, profesional, dan tepat waktu.
Uraian Tugas
1
Membantu pelaksanaan program kerja dan kegiatan external relationship.
2
Mengumpulkan, mencatat, mengelola, dan memperbarui data pemangku kepentingan eksternal.
3
Menyiapkan data kontak, profil, riwayat komunikasi, serta informasi pendukung mengenai pemangku kepentingan.
4
Melaksanakan komunikasi dan konfirmasi administratif dengan pihak eksternal sesuai arahan atasan.
5
Menyiapkan konsep surat, undangan, korespondensi, agenda, dan dokumen pendukung hubungan eksternal.
6
Membantu persiapan audiensi, penerimaan tamu, kunjungan kerja, dan pertemuan pimpinan dengan pihak eksternal.
Wewenang
1
Mengakses dan mengelola data pemangku kepentingan eksternal sesuai dengan kewenangan yang diberikan.
2
Melakukan komunikasi dan konfirmasi administratif dengan pihak eksternal atas arahan Kepala Urusan External Relationship.
3
Meminta data, informasi, dan bahan pendukung dari unit internal melalui koordinasi dengan atasan.
Hubungan Kerja
| Internal | Dalam Hal |
|---|---|
| 1. Kepala Urusan External Relationship |
1
Arahan, Supervisi, Konsultasi, Evaluasi, Dan Pelaporan Pekerjaan
|
| 2. Head Of Secretary And Public Relations |
1
Penyiapan Data Dan Dukungan Kegiatan Sesuai Arahan Atasan
|
| 3. Kepala Urusan Sekretariat Pimpinan |
1
Sinkronisasi Agenda Pimpinan, Audiensi, Kunjungan, Dan Dokumen
|
| Eksternal | Dalam Hal |
| 1. DIKTI/LLDIKTI |
1
Administrasi Komunikasi, Agenda, Kunjungan, Dan Hubungan Kelembagaan
|
| 2. BUMN Dan Industri |
1
Komunikasi, Pertemuan, Kunjungan, Dan Pengembangan Jejaring
|
Masalah dan Tantangan Kerja
1
Banyaknya pemangku kepentingan dengan karakteristik, kebutuhan, dan ekspektasi yang berbeda.
2
Perubahan agenda pimpinan atau pihak eksternal dalam waktu singkat.
Indikator Keberhasilan
1
Ketepatan waktu pelaksanaan tugas dan kegiatan external relationship.
2
Tingkat kelengkapan dan keterbaruan database pemangku kepentingan eksternal.
Kompetensi
No
Sub-Sub Kompetensi
Proficiency Level
Key Indicator
1
Document Administration
3
Mampu mengelola dokumen dan arsip hubungan eksternal secara sistematis
2
Communication
3
Mampu melakukan komunikasi kelembagaan secara sopan, tepat, dan profesional
Struktur Organisasi
Klik gambar untuk memperbesar
100%