Identifikasi
Direktorat / Fakultas
Kampus Purwokerto
Bagian / Prodi
Sekretariat Pimpinan, Legal Dan Internal Audit
Urusan
Sekretariat Pimpinan Dan Legal
Jabatan
Kepala Urusan
Kelompok Bidang
1
Academic Administration
Atasan Langsung
1
Kepala Bagian Sekretariat Pimpinan, Legal Dan Internal Audit.
Bawahan Langsung
1
Staf Sekretariat Pimpinan Dan Legal.
Ikhtisar Jabatan
Melakukan Kegiatan Kesekretaritan Dan Legal Di Kampus Purwokerto.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1
Bertanggung jawab dalam melakukan kegiatan kesekretariatan dan legal sehingga mempermudah kegiatan pimpinan dan mendukung tata kelola kampus yang baik.
Uraian Tugas
1
Melakukan fungsi kesekretariatan di Kampus Purwokerto;
2
Menyusun notulensi rapat, mendistribusikan hasil rapat, dan memonitor tindak lanjut keputusan pimpinan;
3
Menyusun dan mengarsipkan dokumen legal seperti MoU, PKS, dan kontrak kerja sama;
4
Memfasilitasi analisis awal legalitas dokumen kerja sama dan kegiatan kampus sebelum diteruskan kepada pimpinan;
5
Menjadi penghubung antara pimpinan dan unit kerja terkait informasi kebijakan, peraturan, atau keputusan strategis;
6
Melakukan komunikasi resmi termasuk penyampaian undangan, pengumuman, dan surat menyurat yang bersifat kelembagaan; dan
7
Membuat laporan terkait kesekretariatan dan legal kepada Kepala Bagian Sekretariat Pimpinan, Legal dan Internal Audit.
Wewenang
1
Berwenang melakukan verifikasi terhadap surat menyurat yang masuk dan keluar sebelum disampaikan kepada Kepala Bagian Sekretariat Pimpinan, Legal dan Internal Audit.
2
Berwenang mengatur agenda, jadwal kegiatan, serta kebutuhan administratif pimpinan Kampus Purwokerto.
3
Berwenang mengakses dan mengelola informasi strategis pimpinan.
4
Berwenang menetapkan sistem pengarsipan dokumen legal, mengklasifikasikan level akses dokumen, serta menentukan prosedur penyimpanannya.
5
Berwenang meminta penjelasan, data tambahan, atau perbaikan dokumen dari unit kerja pengusul kerja sama apabila ditemukan ketidaksesuaian atau kekurangan.
6
Berwenang meneruskan, menjelaskan, dan mendistribusikan kebijakan dan peraturan pimpinan kepada seluruh unit kerja di Kampus Purwokerto.
7
Berwenang mengirimkan undangan, pengumuman, dan surat menyurat kelembagaan sesuai penelegasian yang telah ditetapkan pimpinan.
Hubungan Kerja
| Internal | Dalam Hal |
|---|---|
| 1. Pimpinan Kampus Purwokerto |
1
Menyampaikan Notulensi, Laporan Tindak Lanjut Rapat, Serta Dokumen Legal Yang Perlu Ditandatangani.
2
Memberikan Dukungan Administratif Kepada Pimpinan.
|
| 2. Kepala Bagian Sekretariat Pimpinan, Legal Dan Internal Audit Kampus Purwokerto |
1
Melaporkan Pelaksanaan Fungsi Kesekretariatan Dan Legal.
2
Berkoordinasi Terkait Kebijakan, Standar Legal, Dan Tata Kelola Dokumen.
|
| 3. Seluruh Bagian Di Kampus Purwokerto |
1
Menerima Dan Menyalurkan Informasi Resmi Kebijakan, Keputusan Pimpinan, Dan Komunikasi Resmi.
2
Koordinasi Pengusulan Kerja Sama, Penyusunan MoU/PKS, Dan Kelengkapan Dokumen Legal.
|
| 4. Universitas Telkom Kampus Utama |
1
Konsultasi Legal Administratif Terkait Standarisasi MoU/PKS, Kebijakan Universitas, Dan Kesesuaian Dokumen.
2
Pelaporan Dan Validasi Dokumen Kerja Sama Kampus.
|
| Eksternal | Dalam Hal |
| 1. Mitra |
1
Menyampaikan Komunikasi Resmi Seperti Undangan, Surat Konfirmasi Dan Lain-lain.
|
| 2. Pemerintahan |
1
Koordinasi Terkait Kegiatan Kampus Yang Membutuhkan Izin, Pemberitahuan, Atau Dokumen Legal.
|
Masalah dan Tantangan Kerja
1
Volume pekerjaan administrasi yang cukup tinggi.
2
Tantangan menjaga kerahasiaan informasi.
3
Keluhan atau resistensi unit saat dokumen dikembalikan untuk revisi karena dianggap memperlambat proses.
Indikator Keberhasilan
Kompetensi
No
Sub-Sub Kompetensi
Proficiency Level
Key Indicator
Struktur Organisasi
Klik gambar untuk memperbesar
100%