DESKRIPSI JABATAN

(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI
Kode Revisi Tanggal Pengesahan
630/AJ-TELU/XIV/TUP-5/2025 0
Direktorat/Fakultas Kampus Purwokerto
Bagian/Prodi Sekretariat Pimpinan, Legal Dan Internal Audit
Urusan Sekretariat Pimpinan Dan Legal
Jabatan Kepala Urusan
Kelompok Bidang 1. Academic Administration
Atasan Langsung 1. Kepala Bagian Sekretariat Pimpinan, Legal Dan Internal Audit.
Bawahan Langsung 1. Staf Sekretariat Pimpinan Dan Legal.
Ikhtisar Jabatan Melakukan Kegiatan Kesekretaritan Dan Legal Di Kampus Purwokerto.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab dalam melakukan kegiatan kesekretariatan dan legal sehingga mempermudah kegiatan pimpinan dan mendukung tata kelola kampus yang baik.
Uraian Tugas
1. Melakukan fungsi kesekretariatan di Kampus Purwokerto;
2. Menyusun notulensi rapat, mendistribusikan hasil rapat, dan memonitor tindak lanjut keputusan pimpinan;
3. Menyusun dan mengarsipkan dokumen legal seperti MoU, PKS, dan kontrak kerja sama;
4. Memfasilitasi analisis awal legalitas dokumen kerja sama dan kegiatan kampus sebelum diteruskan kepada pimpinan;
5. Menjadi penghubung antara pimpinan dan unit kerja terkait informasi kebijakan, peraturan, atau keputusan strategis;
6. Melakukan komunikasi resmi termasuk penyampaian undangan, pengumuman, dan surat menyurat yang bersifat kelembagaan; dan
7. Membuat laporan terkait kesekretariatan dan legal kepada Kepala Bagian Sekretariat Pimpinan, Legal dan Internal Audit.
Wewenang
1. Berwenang melakukan verifikasi terhadap surat menyurat yang masuk dan keluar sebelum disampaikan kepada Kepala Bagian Sekretariat Pimpinan, Legal dan Internal Audit.
2. Berwenang mengatur agenda, jadwal kegiatan, serta kebutuhan administratif pimpinan Kampus Purwokerto.
3. Berwenang mengakses dan mengelola informasi strategis pimpinan.
4. Berwenang menetapkan sistem pengarsipan dokumen legal, mengklasifikasikan level akses dokumen, serta menentukan prosedur penyimpanannya.
5. Berwenang meminta penjelasan, data tambahan, atau perbaikan dokumen dari unit kerja pengusul kerja sama apabila ditemukan ketidaksesuaian atau kekurangan.
6. Berwenang meneruskan, menjelaskan, dan mendistribusikan kebijakan dan peraturan pimpinan kepada seluruh unit kerja di Kampus Purwokerto.
7. Berwenang mengirimkan undangan, pengumuman, dan surat menyurat kelembagaan sesuai penelegasian yang telah ditetapkan pimpinan.
Hubungan Kerja Internal Dalam Hal
1 . Pimpinan Kampus Purwokerto
1 . Menyampaikan Notulensi, Laporan Tindak Lanjut Rapat, Serta Dokumen Legal Yang Perlu Ditandatangani.
2 . Memberikan Dukungan Administratif Kepada Pimpinan.
3 . Melaporkan Pelaksanaan Fungsi Kesekretariatan Dan Legal.
4 . Berkoordinasi Terkait Kebijakan, Standar Legal, Dan Tata Kelola Dokumen.
5 . Menerima Dan Menyalurkan Informasi Resmi Kebijakan, Keputusan Pimpinan, Dan Komunikasi Resmi.
6 . Koordinasi Pengusulan Kerja Sama, Penyusunan MoU/PKS, Dan Kelengkapan Dokumen Legal.
7 . Konsultasi Legal Administratif Terkait Standarisasi MoU/PKS, Kebijakan Universitas, Dan Kesesuaian Dokumen.
8 . Pelaporan Dan Validasi Dokumen Kerja Sama Kampus.
2 . Kepala Bagian Sekretariat Pimpinan, Legal Dan Internal Audit Kampus Purwokerto
1 . Menyampaikan Notulensi, Laporan Tindak Lanjut Rapat, Serta Dokumen Legal Yang Perlu Ditandatangani.
2 . Memberikan Dukungan Administratif Kepada Pimpinan.
3 . Melaporkan Pelaksanaan Fungsi Kesekretariatan Dan Legal.
4 . Berkoordinasi Terkait Kebijakan, Standar Legal, Dan Tata Kelola Dokumen.
5 . Menerima Dan Menyalurkan Informasi Resmi Kebijakan, Keputusan Pimpinan, Dan Komunikasi Resmi.
6 . Koordinasi Pengusulan Kerja Sama, Penyusunan MoU/PKS, Dan Kelengkapan Dokumen Legal.
7 . Konsultasi Legal Administratif Terkait Standarisasi MoU/PKS, Kebijakan Universitas, Dan Kesesuaian Dokumen.
8 . Pelaporan Dan Validasi Dokumen Kerja Sama Kampus.
3 . Seluruh Bagian Di Kampus Purwokerto
1 . Menyampaikan Notulensi, Laporan Tindak Lanjut Rapat, Serta Dokumen Legal Yang Perlu Ditandatangani.
2 . Memberikan Dukungan Administratif Kepada Pimpinan.
3 . Melaporkan Pelaksanaan Fungsi Kesekretariatan Dan Legal.
4 . Berkoordinasi Terkait Kebijakan, Standar Legal, Dan Tata Kelola Dokumen.
5 . Menerima Dan Menyalurkan Informasi Resmi Kebijakan, Keputusan Pimpinan, Dan Komunikasi Resmi.
6 . Koordinasi Pengusulan Kerja Sama, Penyusunan MoU/PKS, Dan Kelengkapan Dokumen Legal.
7 . Konsultasi Legal Administratif Terkait Standarisasi MoU/PKS, Kebijakan Universitas, Dan Kesesuaian Dokumen.
8 . Pelaporan Dan Validasi Dokumen Kerja Sama Kampus.
4 . Universitas Telkom Kampus Utama
1 . Menyampaikan Notulensi, Laporan Tindak Lanjut Rapat, Serta Dokumen Legal Yang Perlu Ditandatangani.
2 . Memberikan Dukungan Administratif Kepada Pimpinan.
3 . Melaporkan Pelaksanaan Fungsi Kesekretariatan Dan Legal.
4 . Berkoordinasi Terkait Kebijakan, Standar Legal, Dan Tata Kelola Dokumen.
5 . Menerima Dan Menyalurkan Informasi Resmi Kebijakan, Keputusan Pimpinan, Dan Komunikasi Resmi.
6 . Koordinasi Pengusulan Kerja Sama, Penyusunan MoU/PKS, Dan Kelengkapan Dokumen Legal.
7 . Konsultasi Legal Administratif Terkait Standarisasi MoU/PKS, Kebijakan Universitas, Dan Kesesuaian Dokumen.
8 . Pelaporan Dan Validasi Dokumen Kerja Sama Kampus.
Eksternal Dalam Hal
1 . Mitra
1 . Menyampaikan Komunikasi Resmi Seperti Undangan, Surat Konfirmasi Dan Lain-lain.
2 . Koordinasi Terkait Kegiatan Kampus Yang Membutuhkan Izin, Pemberitahuan, Atau Dokumen Legal.
2 . Pemerintahan
1 . Menyampaikan Komunikasi Resmi Seperti Undangan, Surat Konfirmasi Dan Lain-lain.
2 . Koordinasi Terkait Kegiatan Kampus Yang Membutuhkan Izin, Pemberitahuan, Atau Dokumen Legal.
Masalah dan Tantangan Kerja 1. Volume pekerjaan administrasi yang cukup tinggi.
2. Tantangan menjaga kerahasiaan informasi.
3. Keluhan atau resistensi unit saat dokumen dikembalikan untuk revisi karena dianggap memperlambat proses.
Indikator Keberhasilan
No Sub-Sub Kompetensi Proficiency Level (PL) Key Indicator
STRUKTUR ORGANISASI