DESKRIPSI JABATAN

(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI
Kode Revisi Tanggal Pengesahan
117/AJ-TELU/0/SPS.4/2023 0
Direktorat/Fakultas Sekretariat Dan Perencanaan Strategis
Bagian/Prodi Sekretariat Pimpinan
Urusan Sekretaris Rektor
Jabatan Kepala Urusan
Kelompok Bidang 1. General Affairs
Atasan Langsung 1. Kepala Bagian Sekretariat Pimpinan.
Bawahan Langsung
Ikhtisar Jabatan Mempersiapkan Seluruh Kegiatan Rektor Baik Di Dalam Atau Di Luar Universitas Telkom.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab dalam persiapan seluruh kegiatan Rektor agar agenda terlaksana dan tertata dengan baik.
Uraian Tugas
1. Menyiapkan kegiatan Rektor baik di dalam atau di luar Universitas Telkom;
2. Mempersiapkan dokumen, surat menyurat, notulensi, serta laporan yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas rektor;
3. Menjaga kerahasiaan informasi dan dokumen penting yang berkaitan dengan kebijakan pimpinan;
4. Membuat laporan berkala kegiatan dan performansi kesekretariatan kepada atasan langsung.
Wewenang
1. Berwenang menyusun, mengatur, dan menyesuaikan jadwal kegiatan Rektor, baik kegiatan internal maupun eksternal Universitas Telkom.
2. Berwenang menyaring, meneruskan, atau menunda penyampaian dokumen, surat, dan informasi yang ditunjukan kepada Rektor sesuai urgensi dan prioritas.
3. Berwenang menyusun draft surat, notulensi, laporan, dan dokumen lainnya atas nama Rektor untuk kemudian ditelaah dan ditandatangani oleh Rektor.
4. Berwenang berkoordinasi dengan Direktorat dan Fakultas dalam rangka kegiatan atau agenda yang berkaitan dengan Rektor.
5. Berwenang mengelola dan menjaga kerahasiaan dokumen serta informasi strategis Rektor.
Hubungan Kerja Internal Dalam Hal
1 . Kepala Bagian Sekretariat Pimpinan
1 . Menyampaikan Laporan Berkala Dan Memberikan Rekomendasi Terkait Kesekretariatan.
2 . Koordinasi Dalam Pengumpulan Dokumen, Penyusunan Agenda, Dan Kehadiran Rektor Dalam Kegiatan Tersebut.
2 . Direktorat Dan Fakultas
1 . Menyampaikan Laporan Berkala Dan Memberikan Rekomendasi Terkait Kesekretariatan.
2 . Koordinasi Dalam Pengumpulan Dokumen, Penyusunan Agenda, Dan Kehadiran Rektor Dalam Kegiatan Tersebut.
Eksternal Dalam Hal
1 . Tamu Dan Mitra Lembaga Eksternal
1 . Mengatur Jadwal Pertemuan Rektor Dengan Pihak Eksternal.
2 . Menyediakan Dokumentasi Dan Komunikasi Resmi Terkait Kunjungan Atau Kerja Sama.
3 . Menyiapkan Dan Mengirimkan Surat Resmi, Laporan, Atau Undangan Atas Nama Rektor.
4 . Mengelola Korespondensi Terkait Kerja Sama, Seminar, Atau Kegiatan Yang Melibatkan Rektor Secara Kelembagaan.
2 . Lembaga Pemerintahan
1 . Mengatur Jadwal Pertemuan Rektor Dengan Pihak Eksternal.
2 . Menyediakan Dokumentasi Dan Komunikasi Resmi Terkait Kunjungan Atau Kerja Sama.
3 . Menyiapkan Dan Mengirimkan Surat Resmi, Laporan, Atau Undangan Atas Nama Rektor.
4 . Mengelola Korespondensi Terkait Kerja Sama, Seminar, Atau Kegiatan Yang Melibatkan Rektor Secara Kelembagaan.
3 . Universitas Mitra
1 . Mengatur Jadwal Pertemuan Rektor Dengan Pihak Eksternal.
2 . Menyediakan Dokumentasi Dan Komunikasi Resmi Terkait Kunjungan Atau Kerja Sama.
3 . Menyiapkan Dan Mengirimkan Surat Resmi, Laporan, Atau Undangan Atas Nama Rektor.
4 . Mengelola Korespondensi Terkait Kerja Sama, Seminar, Atau Kegiatan Yang Melibatkan Rektor Secara Kelembagaan.
Masalah dan Tantangan Kerja 1. Jadwal Rektor yang padat, sehingga dibutuhkan pengelolaan waktu serta penentuan prioritas agar tidak terjadi agenda di waktu yang sama.
2. Tantangan dalam menjaga kerahasiaan informasi strategis.
3. Tantangan dalam mengatur prioritas pekerjaan karena beban kerja yang cukup tinggi.
4. Tantangan dalam mengasah keterampilan komunikasi karena akan sering berkoordinasi dengan pihak internal dan eksternal.
Indikator Keberhasilan
No Sub-Sub Kompetensi Proficiency Level (PL) Key Indicator
1Secretary Administration4Mampu menganalisis teknik-teknik pengelolaan administrasi dan aktivitas kesekretariatan.
STRUKTUR ORGANISASI