DESKRIPSI JABATAN

(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI
Kode Revisi Tanggal Pengesahan
259/AJ-TELU/0/SPS.5-6/2023 0
Direktorat/Fakultas Sekretariat Dan Perencanaan Strategis
Bagian/Prodi Sekretariat Pimpinan
Urusan Sekretariat Pimpinan
Jabatan Staf
Kelompok Bidang 1. General Affairs
Atasan Langsung 1. Kepala Urusan Sekretariat Pimpinan.
Bawahan Langsung
Ikhtisar Jabatan Mendukung Koordinasi Dan Implementasi Kegiatan Pimpinan.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab dalam membantu koordinasi dan pelaksanaan program kerja sehingga dapat mempermudah kegiatan Pimpinan di Universitas Telkom.
Uraian Tugas
1. Mendukung koordinasi kegiatan harian unsur Pimpinan;
2. Mendukung implementasi program kerja dan dokumentasi kegiatan pimpinan.
Wewenang
1. Berwenang mengakses jadwal dan agenda pimpinan.
2. Berwenang menghubungi dan berkoordinasi dengan unit kerja internal dan eksternal atas nama pimpinan serta mengonfirmasi kegiatan pimpinan.
3. Berwenang menyampaikan undangan, surat masuk atau keluar, serta dokumen penting yang berkaitan dengan kegiatan pimpinan.
4. Berwenang menyiapkan bahan presentasi, laporan, atau dokumen pendukung kegiatan pimpinan berdasarkan arahan langsung pimpinan.
5. Berwenang mengatur kebutuhan administratif pimpinan, seperti pemesanan ruang rapat, kendaraan dinas, atau sarana pendukung lainnya.
Hubungan Kerja Internal Dalam Hal
1 . Pimpinan
1 . Penyusunan, Pengaturan, Dan Pelaporan Kegiatan Harian Pimpinan.
2 . Koordinasi Dalam Pengumpulan Dokumen, Penyusunan Agenda, Dan Kehadiran Pimpinan Dalam Kegiatan Tersebut.
3 . Koordinasi Peliputan, Keprotokolan, Penyusunan Sambutan, Dan Persiapan Acara Pimpinan.
2 . Fakultas Dan Direktorat
1 . Penyusunan, Pengaturan, Dan Pelaporan Kegiatan Harian Pimpinan.
2 . Koordinasi Dalam Pengumpulan Dokumen, Penyusunan Agenda, Dan Kehadiran Pimpinan Dalam Kegiatan Tersebut.
3 . Koordinasi Peliputan, Keprotokolan, Penyusunan Sambutan, Dan Persiapan Acara Pimpinan.
3 . Bagian Public Relation Dan Analytics
1 . Penyusunan, Pengaturan, Dan Pelaporan Kegiatan Harian Pimpinan.
2 . Koordinasi Dalam Pengumpulan Dokumen, Penyusunan Agenda, Dan Kehadiran Pimpinan Dalam Kegiatan Tersebut.
3 . Koordinasi Peliputan, Keprotokolan, Penyusunan Sambutan, Dan Persiapan Acara Pimpinan.
Eksternal Dalam Hal
1 . Tamu Dan Mitra Lembaga Eksternal
1 . Pengaturan Penerimaan Tamu Pimpinan Baik Nasional Maupun Internasional.
2 . Koordinasi Kunjungan, Rapat, Atau Undangan Resmi Yang Melibatkan Pimpinan.
2 . Instansi Pemerintah
1 . Pengaturan Penerimaan Tamu Pimpinan Baik Nasional Maupun Internasional.
2 . Koordinasi Kunjungan, Rapat, Atau Undangan Resmi Yang Melibatkan Pimpinan.
Masalah dan Tantangan Kerja 1. Jadwal pimpinan sering berubah karena urgensi kegiatan internal dan eksternal.
2. Harus selalu siap merespons cepat permintaan pimpinan.
3. Koordinasi lintas unit yang cukup kompleks.
4. Tantangan menjaga akurasi dan keamanan dokumen pimpinan.
5. Kesiapan mendadak dan jam kerja fleksibel.
Indikator Keberhasilan
No Sub-Sub Kompetensi Proficiency Level (PL) Key Indicator
1Corporate Event Management3Mampu memilih dan menerapkan proses pengelolaan dokumen sesuai standar dan prosedur yang berlaku.
2Secretary Administration3Mampu memilih dan mengaplikasikan cara-cara yang efektif dan efisien dalam pengelolaan administrasi dan aktivitas kesekretariatan.
3Office Administration3Mampu memilih dan mengaplikasikan cara-cara yang efektif dan efisien dalam pengelolaan administrasi perkantoran.
4Document Administration3Mampu menganalisis proses pengelolaan dokumen (khususnya dokumen digital: foto, video dan lain-lain) sesuai dengan standar yang berlaku..
STRUKTUR ORGANISASI