DESKRIPSI JABATAN

(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI
Kode Revisi Tanggal Pengesahan
513/AJ-TELU/XIII/TUS-5/2024 0
Direktorat/Fakultas Kampus Surabaya
Bagian/Prodi Admisi Dan Marketing
Urusan Admisi Dan Data
Jabatan Kepala Urusan
Kelompok Bidang 1. Marketing And Communication
Atasan Langsung 1. Kepala Bagian Admisi Dan Marketing.
Bawahan Langsung 1. Staf Admisi Dan Data.
Ikhtisar Jabatan Melakukan dan melaksanakan seluruh proses penerimaan mahasiswa baru di Kampus Surabaya.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab dalam melakukan dan melaksanakan seluruh proses admisi sehingga mendukung proses penerimaan mahasiswa baru.
Uraian Tugas
1. Melaksanakan seluruh proses administrasi penerimaan mahasiswa baru di Kampus Surabaya;
2. Menyediakan informasi dan layanan terkait admisi kepada calon mahasiswa baru;
3. Mengumpulkan dan memvalidasi data calon mahasiswa dan data hasil seleksi;
4. Memastikan kerahasiaan dan keamanan data pendaftar calon mahasiswa baru;
5. Berkoordinasi dengan Fakultas dan Program studi terkait kuota jumlah mahasiswa baru;
6. Memberikan arahan dan bimbingan kepada Staf Admisi dan Data; dan
7. Menyampaikan laporan terkait admisi dan data kepada Kepala Bagian Admisi dan Marketing Kampus Surabaya.
Wewenang
1. Berwenang dalam proses administrasi penerimaan mahasiswa baru.
2. Berwenang memberikan informasi dan pelayanan terkait proses penerimaan mahasiswa baru.
3. Berwenang mengakses data calon mahasiswa.
4. Berwenang melakukan koordinasi dengan Fakultas dan Program Studi terkait kuota calon mahasiswa baru sebagai dasar seleksi.
5. Berwenang menetapkan mekanisme perlindungan data pribadi pendaftar sesuai dengan kebijakan privasi dan regulasi yang berlaku.
6. Berwenang memberikan instruksi dan arahan kepada staf dibawahnya secara langsung; dan
7. Berwenang menyusun dan menyampaikan laporan resmi terkait proses admisi kepada Kepala Bagian Admisi dan Marketing.
Hubungan Kerja Internal Dalam Hal
1 . Kepala Bagian Admisi Dan Marketing
1 . Melaporkan Pelaksanaan Proses Admisi, Pelaporan Data, Serta Menerima Arahan Dan Kebijakan Strategis.
2 . Koordinasi Terkait Kuota Penerimaan Mahasiswa Baru, Kebutuhan Seleksi, Dan Validasi Data Pendaftar.
3 . Memberikan Arahan, Supervisi, Dan Pembinaan Dalam Pelaksanaan Tugas Administrasi Dan Pengelolaan Data.
4 . Sinkronisasi Data Mahasiswa Baru Untuk Proses Akademik Dan Registrasi.
5 . Mendukung Pengelolaan Sistem Informasi Admisi, Perawatan Database, Dan Keamanan Data.
2 . Fakultas Dan Program Studi
1 . Melaporkan Pelaksanaan Proses Admisi, Pelaporan Data, Serta Menerima Arahan Dan Kebijakan Strategis.
2 . Koordinasi Terkait Kuota Penerimaan Mahasiswa Baru, Kebutuhan Seleksi, Dan Validasi Data Pendaftar.
3 . Memberikan Arahan, Supervisi, Dan Pembinaan Dalam Pelaksanaan Tugas Administrasi Dan Pengelolaan Data.
4 . Sinkronisasi Data Mahasiswa Baru Untuk Proses Akademik Dan Registrasi.
5 . Mendukung Pengelolaan Sistem Informasi Admisi, Perawatan Database, Dan Keamanan Data.
3 . Staf Urusan Admisi Dan Data
1 . Melaporkan Pelaksanaan Proses Admisi, Pelaporan Data, Serta Menerima Arahan Dan Kebijakan Strategis.
2 . Koordinasi Terkait Kuota Penerimaan Mahasiswa Baru, Kebutuhan Seleksi, Dan Validasi Data Pendaftar.
3 . Memberikan Arahan, Supervisi, Dan Pembinaan Dalam Pelaksanaan Tugas Administrasi Dan Pengelolaan Data.
4 . Sinkronisasi Data Mahasiswa Baru Untuk Proses Akademik Dan Registrasi.
5 . Mendukung Pengelolaan Sistem Informasi Admisi, Perawatan Database, Dan Keamanan Data.
4 . Bagian Akademik Kampus Surabaya
1 . Melaporkan Pelaksanaan Proses Admisi, Pelaporan Data, Serta Menerima Arahan Dan Kebijakan Strategis.
2 . Koordinasi Terkait Kuota Penerimaan Mahasiswa Baru, Kebutuhan Seleksi, Dan Validasi Data Pendaftar.
3 . Memberikan Arahan, Supervisi, Dan Pembinaan Dalam Pelaksanaan Tugas Administrasi Dan Pengelolaan Data.
4 . Sinkronisasi Data Mahasiswa Baru Untuk Proses Akademik Dan Registrasi.
5 . Mendukung Pengelolaan Sistem Informasi Admisi, Perawatan Database, Dan Keamanan Data.
5 . Bagian Pusat Teknologi Informasi
1 . Melaporkan Pelaksanaan Proses Admisi, Pelaporan Data, Serta Menerima Arahan Dan Kebijakan Strategis.
2 . Koordinasi Terkait Kuota Penerimaan Mahasiswa Baru, Kebutuhan Seleksi, Dan Validasi Data Pendaftar.
3 . Memberikan Arahan, Supervisi, Dan Pembinaan Dalam Pelaksanaan Tugas Administrasi Dan Pengelolaan Data.
4 . Sinkronisasi Data Mahasiswa Baru Untuk Proses Akademik Dan Registrasi.
5 . Mendukung Pengelolaan Sistem Informasi Admisi, Perawatan Database, Dan Keamanan Data.
Eksternal Dalam Hal
1 . Calon Mahasiswa Dan Orang Tua
1 . Memberikan Informasi, Layanan Pendaftaran, Dan Menangani Pertanyaan Serta Keluhan Selama Proses Admisi.
2 . Berkoordinasi Dalam Penyebaran Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru Melalui Berbagai Saluran Komunikasi.
2 . Media Dan Publikasi
1 . Memberikan Informasi, Layanan Pendaftaran, Dan Menangani Pertanyaan Serta Keluhan Selama Proses Admisi.
2 . Berkoordinasi Dalam Penyebaran Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru Melalui Berbagai Saluran Komunikasi.
Masalah dan Tantangan Kerja 1. Risiko kesalahan dalam pencatatan dan validasi karena tingginya jumlah calon mahasiswa.
2. Memastikan kerahasiaan dan keamanan data.
3. Potensi ketidaksesuaian atau keterlambatan komunikasi terkait kuota dan kebijakan penerimaan mahasiswa baru.
4. Tantangan dalam memenuhi standar audit internal maupun eksternal terkait proses admisi dan data.
Indikator Keberhasilan
No Sub-Sub Kompetensi Proficiency Level (PL) Key Indicator
STRUKTUR ORGANISASI