DESKRIPSI JABATAN

(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI
Kode Revisi Tanggal Pengesahan
492/AJ-TELU/XIII/TUS-5/2024 0
Direktorat/Fakultas Kampus Surabaya
Bagian/Prodi Sekretariat Dan Humas
Urusan Sekretariat
Jabatan Kepala Urusan
Kelompok Bidang 1. Academic Administration
2. General Affairs
Atasan Langsung 1. Kepala Bagian Sekretariat Dan Humas.
Bawahan Langsung 1. Staf Sekretariat Pimpinan Sekretariat.
Ikhtisar Jabatan Melakukan Dan Mempersiapkan Kegiatan Harian Unsur Pimpinan Kampus Surabaya.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab dalam melakukan kegiatan harian unsur pimpinan sehingga mempermudah kegiatan pimpinan Kampus Surabaya.
Uraian Tugas
1. Melakukan kegiatan harian unsur pimpinan Kampus Surabaya;
2. Melakukan administrasi surat menyurat internal dan eksternal;
3. Melakukan koordinasi resmi dengan instansi pemerintah, mitra pendidikan, dan lembaga lain;
4. Melakukan pemantauan dan evaluasi efektivitas sistem kesekretariatan; dan
5. Memberikan masukan untuk pengembangan sistem kerja kesekretariatan agar lebih efektif dan efisien.
Wewenang
1. Berwenang mengakses informasi agenda kegiatan pimpinan Kampus Surabaya.
2. Berwenang menyusun dan menyesuaikan jadwal kagiatan harian pimpinan serta mengoordinasikan kebutuhan pendukungnya.
3. Berwenang menerima, memproses, dan mengarsipkan surat masuk dan keluar baik untuk keperluan internal maupun eksternal pimpinan kampus.
4. Berwenang mengatur, mengarahkan, dan mengevaluasi terhadap staf sekretariat.
5. Berwenang menjaga kerahasiaan informasi strategis.
6. Berwenang melakukan pemantauan dan evaluasi internal terhadap sistem kesekretariatan.
Hubungan Kerja Internal Dalam Hal
1 . Pimpinan Kampus Surabaya
1 . Melakukan Dukungan Administratif Dan Operasional Harian.
2 . Mengelola Agenda Pimpinan.
3 . Menyampaikan Dan Menindaklanjuti Informasi Atau Kebijakan Dari Pimpinan.
4 . Mengarahkan Dan Mengawasi Kinerja Staf Sekretariat Kampus Surabaya.
2 . Seluruh Unit Kerja Di Kampus Surabaya
1 . Melakukan Dukungan Administratif Dan Operasional Harian.
2 . Mengelola Agenda Pimpinan.
3 . Menyampaikan Dan Menindaklanjuti Informasi Atau Kebijakan Dari Pimpinan.
4 . Mengarahkan Dan Mengawasi Kinerja Staf Sekretariat Kampus Surabaya.
3 . Staf Sekretariat Kampus Surabaya
1 . Melakukan Dukungan Administratif Dan Operasional Harian.
2 . Mengelola Agenda Pimpinan.
3 . Menyampaikan Dan Menindaklanjuti Informasi Atau Kebijakan Dari Pimpinan.
4 . Mengarahkan Dan Mengawasi Kinerja Staf Sekretariat Kampus Surabaya.
Eksternal Dalam Hal
1 . Instansi Pemerintah
1 . Menyampaikan Surat Resmi, Laporan, Atau Dokumen Yang Berkaitan Dengan Kegiatan Institusi.
2 . Promosi Dan Kolaborasi Lintas Institusi.
2 . Institusi Pendidikan Lain
1 . Menyampaikan Surat Resmi, Laporan, Atau Dokumen Yang Berkaitan Dengan Kegiatan Institusi.
2 . Promosi Dan Kolaborasi Lintas Institusi.
Masalah dan Tantangan Kerja 1. Tantangan dalam mengelola waktu dan prioritas kerja secara efisien.
2. Menjaga komunikasi secara efektif, profesional, dan representatif atas nama institusi kampus.
3. Menjaga integritas, etika kerja, dan kepercayaan pimpinan dalam mengelola informasi rahasia.
4. Tekanan waktu dan deadline yang cepat.
5. Perubahan kebijakan dan arahan pimpinan sesuai kebutuhan strategis.
Indikator Keberhasilan
No Sub-Sub Kompetensi Proficiency Level (PL) Key Indicator
STRUKTUR ORGANISASI