DESKRIPSI JABATAN

(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI
Kode Revisi Tanggal Pengesahan
541/AJ-TELU/XIII/TUS-6/2024 0
Direktorat/Fakultas Kampus Surabaya
Bagian/Prodi Logistik Dan Manajemen Aset
Urusan Logistik
Jabatan Staf
Kelompok Bidang 1. Facilities, Engineering And Acqusition
Atasan Langsung 1. Kepala Urusan Logistik.
Bawahan Langsung
Ikhtisar Jabatan Membantu Dan Mengelola Kegiatan Logistik Di Kampus Surabaya.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab dalam membantu dan mengelola kegiatan logistik sehingga mendukung kelancaran kegiatan akademik dan non akademik di Kampus Surabaya
Uraian Tugas
1. Melakukan penerimaan, penyimpanan, dan distribusi barang serta perlengkapan kampus sesuai kebutuhan;
2. Membantu mengatur pengadaan barang berdasarkan permintaan dan prosedur berlaku;
3. Membuat dan mengarsipkan dokumen logistik seperti laporan penerimaan barang;
4. Membantu koordinasi dengan unit kerja lain terkait kebutuhan-kebutuhan guna kelancaran operasional di Kampus Surabaya; dan
5. Membuat laporan terkait logistik dan menyampaikannya kepada Kepala Urusan Logistik Kampus Surabaya.
Wewenang
1. Berwenang memeriksa barang serta perlengkapan kampus yang sudah datang sesuai dengan dokumen pengiriman dan prosedur yang berlaku.
2. Berwenang mengumpulkan dan memverifikasi data atau dokumen pendukung terkait kebutuhan pengadaan agar sesuai dengan prosedur yang berlaku.
3. Berwenang mengakses dan mengelola dokumen logistik serta dokumen pendukung lainnya.
4. Berwenang berkomunikasi langsung dengan unit kerja terkait untuk memastikan kebutuhan logistik mereka terpenuhi sesuai jadwal dan prosedur.
5. Berwenang mengumpulkan dan mengolah data terkait aktivitas logistik secara akurat dan tepat waktu untuk keperluan laporan.
6. Berwenang menyampaikan laporan logistik secara rutin kepada Kepala Urusan Logistik sebagai bahan evaluasi dan pengambilan keputusan.
Hubungan Kerja Internal Dalam Hal
1 . Kepala Urusan Logistik
1 . Menerima Arahan Langsung, Menyampaikan Laporan, Serta Berkonsultasi Terkait Pengambilan Keputusan Logistik.
2 . Menerima Permintaan Barang Atau Perlengkapan Dan Mendistribusikan Sesuai Kebutuhan Masing-masing Unit Kerja.
3 . Melakukan Koordinasi Terkait Anggaran Pengadaan Dan Administrasi Pembiayaan Logistik.
2 . Seluruh Unit Kerja Di Kampus Surabaya
1 . Menerima Arahan Langsung, Menyampaikan Laporan, Serta Berkonsultasi Terkait Pengambilan Keputusan Logistik.
2 . Menerima Permintaan Barang Atau Perlengkapan Dan Mendistribusikan Sesuai Kebutuhan Masing-masing Unit Kerja.
3 . Melakukan Koordinasi Terkait Anggaran Pengadaan Dan Administrasi Pembiayaan Logistik.
3 . Bagian Keuangan Kampus Surabaya
1 . Menerima Arahan Langsung, Menyampaikan Laporan, Serta Berkonsultasi Terkait Pengambilan Keputusan Logistik.
2 . Menerima Permintaan Barang Atau Perlengkapan Dan Mendistribusikan Sesuai Kebutuhan Masing-masing Unit Kerja.
3 . Melakukan Koordinasi Terkait Anggaran Pengadaan Dan Administrasi Pembiayaan Logistik.
Eksternal Dalam Hal
1 . Vendor
1 . Melakukan Komunikasi Terkait Pemesanan, Pengiriman, Retur, Dan Negosiasi Teknis Sesuai Kebutuhan Kampus.
Masalah dan Tantangan Kerja 1. Tantangan dalam koordinasi antar unit kerja karena memiliki kebutuhan berbeda-beda dan waktu permintaan yang mendesak.
2. Kesulitan dalam memastikan proses pengadaan berjalan sesuai prosedur administrasi dan anggaran.
3. Tantangan dalam menjaga kerapihan dokumen logistik agar mudah diakses dan terhinar dari kehilangan atau kesalahan pencatatan.
Indikator Keberhasilan
No Sub-Sub Kompetensi Proficiency Level (PL) Key Indicator
STRUKTUR ORGANISASI