DESKRIPSI JABATAN
(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI | |||
---|---|---|---|
Kode | Revisi | Tanggal Pengesahan | |
083/AJ-TELU/IV/SPIO.3/2023 | 0 | ||
Direktorat/Fakultas | Kerja Sama Strategis Dan Kantor Urusan Internasional | ||
Bagian/Prodi | Kantor Urusan Internasional (International Office) | ||
Urusan | |||
Jabatan | Kepala Bagian | ||
Kelompok Bidang | 1. Business Planning And Operations |
||
Atasan Langsung |
1. Direktur Kerja Sama Strategis Dan Kantor Urusan Internasional. |
||
Bawahan Langsung |
1. Kepala Urusan International Mobility. 2. Kepala Urusan Layanan Internasional (International Services). |
||
Ikhtisar Jabatan | Mengelola proses dan pelaksaan international mobility dan layanan perijinan bagi mahasiswa asing yang akan melaksanakan inbound mobilty di Universitas Telkom serta civitas academic Universitas Telkom yang akan melaksanakan outbound mobility di universitas mitra. | ||
Tujuan dan Tanggung Jawab |
1. Bertanggung jawab terkait pengelolaan kegiatan international mobility baik inbound maupun outbound. 2. Bertanggung jawab terkait kegiatan layanan dan proses perizinan keimigrasian bagi mahasiswa, dosen, dan pimpinan untuk perjalanan ke luar negeri sehingga mempermudah operasional bagi mahasiswa dan dosen. |
||
Uraian Tugas |
1. Mengoordinasikan dan mengelola rencana implementasi, monitoring, dan evaluasi mobility program; 2. Mengelola pelaksanaan program kegiatan short course (inbound), summer course (inbound), joint course (reciprocal), student exchange (reciprocal 6 bulan), credit earning (outbound 6 bulan), yang diinisiasi bagian kerja sama akademik; 3. Mengelola proses penyusunan acara kegiatan,semua hal yang terkait dengan mobilitas mahasiswa ; 4. Mengelola pelaksanaan program pendampingan mahasiswa outbound jika diperlukan; 5. Mengelola proses perencanaan dan pelaksanaan kegiatan visiting lecture (inbound atau outbound) berdasarkan kebutuhan dan dengan berkoordinasi bersama fakultas atau program Studi; 6. Mengelola kegiatan layanan bagi mahasiswa, dosen, atau mitra bisnis asing yang datang (inbound), terkait keimigrasian dan perizinan lainnya; 7. Mengelola proses perizinan keimigrasian untuk mahasiswa atau dosen atau pimpinan untuk perjalanan ke luar negeri (outbound); 8. Mengelola proses layanan, termasuk akomodasi untuk seluruh tamu internasional (untuk semua program tingkat institusi) baik mahasiswa, akademisi, dan mitra bisnis; 9. Mengelola dan menyusun dokumentasi pelaksanaan kegiatan di bagian; 10. Merencanakan mengelola dan memelihara sumber daya di bagian; 11. Melakukan perencanaan, pembinaan, dan penilaian performansi pegawai di bagian; dan 12. Membuat laporan kegiatan dan performansi secara berkala kepada Direktur Kerja Sama Strategis dan Kantor Urusan Internasional (Strategic Partnership dan International Office). |
||
Wewenang |
1. Berwenang merancang, mengoordinasikan, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan program inbound dan outbound. 2. Berwenang untuk merancang dan mengatur kegiatan seperti short course, summer course, joint course, student exchange, dan visiting lecture bekerja sama dengan Fakultas dan program Studi. 3. Berwenang mengatur seluruh prosedur layanan keimigrasian, visa, izin tinggal, dan surat perjalanan dinas internasional untuk sivitas akademika dan mitra asing. 4. Berwenang mengelola kebutuhan akomodasi tamu internasional dalam kegiatan institusi. 5. Berwenang mengarahkan dan mengevaluasi kinerja staf di lingkungan Kantor Urusan Internasional. 6. Berwenang menjalin dan memelihara hubungan kerja sama internasional terkait pendidikan dan bisnis. 7. Berwenang menyampaikan laporan dan memberikan masukan strategis kepada Direktur Kerja Sama dan Kantor Urusan Internasional. |
||
Hubungan Kerja | Internal | Dalam Hal | |
1 . Program Studi | 1 . Kurikulum Bagi Mahasiswa Inbound Exchange 2 . Perwalian Mahasiswa Student Exchange 3 . Kegiatan Short Course 4 . Approval Bagi Peserta Outbound Mobility 5 . Beasiswa 6 . Orientasi Mahasiswa Asing 7 . Student Wellbeing 8 . Pelaksanaan Seleksi Outbound Mobility 9 . Pelaksanaan Info Session 10 . Publikasi Mobility Program Khsusnya Kelas Internasional 11 . Koordinasi Pengelolaan Dana Beasiswa Pihak Ketiga 12 . Pengelolaan Dan Pengadaan Short Program | ||
2 . Kemahasiswaan | 1 . Kurikulum Bagi Mahasiswa Inbound Exchange 2 . Perwalian Mahasiswa Student Exchange 3 . Kegiatan Short Course 4 . Approval Bagi Peserta Outbound Mobility 5 . Beasiswa 6 . Orientasi Mahasiswa Asing 7 . Student Wellbeing 8 . Pelaksanaan Seleksi Outbound Mobility 9 . Pelaksanaan Info Session 10 . Publikasi Mobility Program Khsusnya Kelas Internasional 11 . Koordinasi Pengelolaan Dana Beasiswa Pihak Ketiga 12 . Pengelolaan Dan Pengadaan Short Program | ||
3 . ICAO | 1 . Kurikulum Bagi Mahasiswa Inbound Exchange 2 . Perwalian Mahasiswa Student Exchange 3 . Kegiatan Short Course 4 . Approval Bagi Peserta Outbound Mobility 5 . Beasiswa 6 . Orientasi Mahasiswa Asing 7 . Student Wellbeing 8 . Pelaksanaan Seleksi Outbound Mobility 9 . Pelaksanaan Info Session 10 . Publikasi Mobility Program Khsusnya Kelas Internasional 11 . Koordinasi Pengelolaan Dana Beasiswa Pihak Ketiga 12 . Pengelolaan Dan Pengadaan Short Program | ||
4 . Keuangan | 1 . Kurikulum Bagi Mahasiswa Inbound Exchange 2 . Perwalian Mahasiswa Student Exchange 3 . Kegiatan Short Course 4 . Approval Bagi Peserta Outbound Mobility 5 . Beasiswa 6 . Orientasi Mahasiswa Asing 7 . Student Wellbeing 8 . Pelaksanaan Seleksi Outbound Mobility 9 . Pelaksanaan Info Session 10 . Publikasi Mobility Program Khsusnya Kelas Internasional 11 . Koordinasi Pengelolaan Dana Beasiswa Pihak Ketiga 12 . Pengelolaan Dan Pengadaan Short Program | ||
5 . Logistik | 1 . Kurikulum Bagi Mahasiswa Inbound Exchange 2 . Perwalian Mahasiswa Student Exchange 3 . Kegiatan Short Course 4 . Approval Bagi Peserta Outbound Mobility 5 . Beasiswa 6 . Orientasi Mahasiswa Asing 7 . Student Wellbeing 8 . Pelaksanaan Seleksi Outbound Mobility 9 . Pelaksanaan Info Session 10 . Publikasi Mobility Program Khsusnya Kelas Internasional 11 . Koordinasi Pengelolaan Dana Beasiswa Pihak Ketiga 12 . Pengelolaan Dan Pengadaan Short Program | ||
Eksternal | Dalam Hal | ||
1 . Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, Dan Teknologi Republik Indonesia | 1 . Perijinan Mahasiswa Asing Dan Dosen Asing Untuk Program Mobility 2 . Implementasi Program Kerjasama Seperti Beasiswa KNB 3 . Ijin Tinggal Mahasiswa Dan Dosen Mobility Program 4 . Ijin Keluar Indonesia Bagi Mahasiswa Dan Dosen Yang Telah Menyelesaikan Program 5 . Visa Mahasiswa Inbound Mobility 6 . Visa Perserta Outbound Mobility Program 7 . Surat Tanda Melapor Bagi Mahasiswa Asing 8 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 9 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 10 . Promosi Program 11 . Seleksi Mahasiswa Baru 12 . Promosi Program Khususnya Student Exchange Dan Short Propgram 13 . Pelaksaan Outbound Mobility Program 14 . Kerjasama Beasiswa | ||
2 . Kementerian Hukum Dan Hak Asasi Manusia | 1 . Perijinan Mahasiswa Asing Dan Dosen Asing Untuk Program Mobility 2 . Implementasi Program Kerjasama Seperti Beasiswa KNB 3 . Ijin Tinggal Mahasiswa Dan Dosen Mobility Program 4 . Ijin Keluar Indonesia Bagi Mahasiswa Dan Dosen Yang Telah Menyelesaikan Program 5 . Visa Mahasiswa Inbound Mobility 6 . Visa Perserta Outbound Mobility Program 7 . Surat Tanda Melapor Bagi Mahasiswa Asing 8 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 9 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 10 . Promosi Program 11 . Seleksi Mahasiswa Baru 12 . Promosi Program Khususnya Student Exchange Dan Short Propgram 13 . Pelaksaan Outbound Mobility Program 14 . Kerjasama Beasiswa | ||
3 . Kedutaan Negara Mitra | 1 . Perijinan Mahasiswa Asing Dan Dosen Asing Untuk Program Mobility 2 . Implementasi Program Kerjasama Seperti Beasiswa KNB 3 . Ijin Tinggal Mahasiswa Dan Dosen Mobility Program 4 . Ijin Keluar Indonesia Bagi Mahasiswa Dan Dosen Yang Telah Menyelesaikan Program 5 . Visa Mahasiswa Inbound Mobility 6 . Visa Perserta Outbound Mobility Program 7 . Surat Tanda Melapor Bagi Mahasiswa Asing 8 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 9 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 10 . Promosi Program 11 . Seleksi Mahasiswa Baru 12 . Promosi Program Khususnya Student Exchange Dan Short Propgram 13 . Pelaksaan Outbound Mobility Program 14 . Kerjasama Beasiswa | ||
4 . Kepolisian Republik Indonesia | 1 . Perijinan Mahasiswa Asing Dan Dosen Asing Untuk Program Mobility 2 . Implementasi Program Kerjasama Seperti Beasiswa KNB 3 . Ijin Tinggal Mahasiswa Dan Dosen Mobility Program 4 . Ijin Keluar Indonesia Bagi Mahasiswa Dan Dosen Yang Telah Menyelesaikan Program 5 . Visa Mahasiswa Inbound Mobility 6 . Visa Perserta Outbound Mobility Program 7 . Surat Tanda Melapor Bagi Mahasiswa Asing 8 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 9 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 10 . Promosi Program 11 . Seleksi Mahasiswa Baru 12 . Promosi Program Khususnya Student Exchange Dan Short Propgram 13 . Pelaksaan Outbound Mobility Program 14 . Kerjasama Beasiswa | ||
5 . Kementerian Dalam Negeri - Disdukcapil | 1 . Perijinan Mahasiswa Asing Dan Dosen Asing Untuk Program Mobility 2 . Implementasi Program Kerjasama Seperti Beasiswa KNB 3 . Ijin Tinggal Mahasiswa Dan Dosen Mobility Program 4 . Ijin Keluar Indonesia Bagi Mahasiswa Dan Dosen Yang Telah Menyelesaikan Program 5 . Visa Mahasiswa Inbound Mobility 6 . Visa Perserta Outbound Mobility Program 7 . Surat Tanda Melapor Bagi Mahasiswa Asing 8 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 9 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 10 . Promosi Program 11 . Seleksi Mahasiswa Baru 12 . Promosi Program Khususnya Student Exchange Dan Short Propgram 13 . Pelaksaan Outbound Mobility Program 14 . Kerjasama Beasiswa | ||
6 . RT, RW Dan Desa | 1 . Perijinan Mahasiswa Asing Dan Dosen Asing Untuk Program Mobility 2 . Implementasi Program Kerjasama Seperti Beasiswa KNB 3 . Ijin Tinggal Mahasiswa Dan Dosen Mobility Program 4 . Ijin Keluar Indonesia Bagi Mahasiswa Dan Dosen Yang Telah Menyelesaikan Program 5 . Visa Mahasiswa Inbound Mobility 6 . Visa Perserta Outbound Mobility Program 7 . Surat Tanda Melapor Bagi Mahasiswa Asing 8 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 9 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 10 . Promosi Program 11 . Seleksi Mahasiswa Baru 12 . Promosi Program Khususnya Student Exchange Dan Short Propgram 13 . Pelaksaan Outbound Mobility Program 14 . Kerjasama Beasiswa | ||
7 . Kedutaan Besar Republik Indonesia Di Negera Mitra | 1 . Perijinan Mahasiswa Asing Dan Dosen Asing Untuk Program Mobility 2 . Implementasi Program Kerjasama Seperti Beasiswa KNB 3 . Ijin Tinggal Mahasiswa Dan Dosen Mobility Program 4 . Ijin Keluar Indonesia Bagi Mahasiswa Dan Dosen Yang Telah Menyelesaikan Program 5 . Visa Mahasiswa Inbound Mobility 6 . Visa Perserta Outbound Mobility Program 7 . Surat Tanda Melapor Bagi Mahasiswa Asing 8 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 9 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 10 . Promosi Program 11 . Seleksi Mahasiswa Baru 12 . Promosi Program Khususnya Student Exchange Dan Short Propgram 13 . Pelaksaan Outbound Mobility Program 14 . Kerjasama Beasiswa | ||
8 . Universitas Mitra | 1 . Perijinan Mahasiswa Asing Dan Dosen Asing Untuk Program Mobility 2 . Implementasi Program Kerjasama Seperti Beasiswa KNB 3 . Ijin Tinggal Mahasiswa Dan Dosen Mobility Program 4 . Ijin Keluar Indonesia Bagi Mahasiswa Dan Dosen Yang Telah Menyelesaikan Program 5 . Visa Mahasiswa Inbound Mobility 6 . Visa Perserta Outbound Mobility Program 7 . Surat Tanda Melapor Bagi Mahasiswa Asing 8 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 9 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 10 . Promosi Program 11 . Seleksi Mahasiswa Baru 12 . Promosi Program Khususnya Student Exchange Dan Short Propgram 13 . Pelaksaan Outbound Mobility Program 14 . Kerjasama Beasiswa | ||
9 . Industri Mitra | 1 . Perijinan Mahasiswa Asing Dan Dosen Asing Untuk Program Mobility 2 . Implementasi Program Kerjasama Seperti Beasiswa KNB 3 . Ijin Tinggal Mahasiswa Dan Dosen Mobility Program 4 . Ijin Keluar Indonesia Bagi Mahasiswa Dan Dosen Yang Telah Menyelesaikan Program 5 . Visa Mahasiswa Inbound Mobility 6 . Visa Perserta Outbound Mobility Program 7 . Surat Tanda Melapor Bagi Mahasiswa Asing 8 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 9 . Surat Keterangan Tempat Tinggal Peserta Inbound Mobility 10 . Promosi Program 11 . Seleksi Mahasiswa Baru 12 . Promosi Program Khususnya Student Exchange Dan Short Propgram 13 . Pelaksaan Outbound Mobility Program 14 . Kerjasama Beasiswa | ||
Masalah dan Tantangan Kerja |
1. Perbedaan budaya 2. Kesiapan civitas Universitas Telkom terhadap international mobility |
||
Indikator Keberhasilan | |||
No | Sub-Sub Kompetensi | Proficiency Level (PL) | Key Indicator |
1 | Market Research | 5 | Mampu menyempurnakan metode research existing serta merencanakan dan merekomendasikan sistem yang baru. |
2 | Sales Strategy & Policy | 5 | Mampu mengidentifikasi kelemahan-kelemahan strategi dan kebijakan sales eksisting dan merekomendasikan perbaikan strategi dan kebijakan sales yang baru. |
3 | Marketing Community Implementation | 5 | Mampu memodifikasi marketing community implementation dalam rangka peningkatan kinerja pemasaran (get, keep, grow). |
4 | Corporate Event Management | 5 | Mampu memodifikasi proses pengelolaan dokumen yang berlaku dengan lebih baik. |
5 | International Relations | 3 | Mampu memberikan informasi yang jelas tentang eksistensi perusahaan dan bidang usahanya kepada publik internasional. |
6 | Government Relations | 4 | Mampu menganalisis dan menginterpretasikan kebijakan-kebijakan atau peraturan pemerintah dan menyesuaikannya ke dalam kebutuhan perusahaan. |
7 | Konseling | 3 | Kemampuan untuk melakukan konseling terutama mahasiswa asing, menggingat KUI bertanggung jawab atas keberadaan mahasiswa selama berada di Indonesia |
Spesifikasi Jabatan | |||
STRUKTUR ORGANISASI |
