DESKRIPSI JABATAN

(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI
Kode Revisi Tanggal Pengesahan
385/AJ-TELU/VII/FIF.5-6/2023 0
Direktorat/Fakultas Fakultas Informatika
Bagian/Prodi
Urusan Sekretariat
Jabatan Staf
Kelompok Bidang 1. Academic Administration
Atasan Langsung 1. Kepala Urusan Sekretariat.
Bawahan Langsung
Ikhtisar Jabatan Membantu Menyiapkan Agenda Dekan, Melakukan Administrasi Surat Menyurat Internal Dan Eksternal, Serta Membuat Standar Operasional Prosedur Kesekretariatan.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab dalam membantu persiapan agenda dekan dan pelaksanaan administrasi sehingga dapat mendukung kelancaran proses kerja sama baik internal maupun eksternal fakultas.
Uraian Tugas
1. Membantu menyiapkan agenda kegiatan Dekan agar kegiatan berjalan efektif dan tercatat serta tersampaikan kepada Dekan;
2. Membantu memproses hasil rapat kepada seluruh peserta rapat manajemen fakultas agar dipahami dan dilaksanakan sesuai dengan tugas masing-masing;
3. Membantu melakukan koordinasi dan mendistribusikan dokumen kerja sama dengan pihak terkait baik internal maupun eksternal agar proses kerja sama berjalan baik dan terdokumentasikan dengan rapih;
4. Membantu menyiapkan ketersediaan Rencana Strategis (RENSTRA) fakultas agar terdokumentasi dengan baik;
5. Membantu melakukan monitoring dan mendokumentasikan laporan kegiatan triwulan secara berkala kepada Dekan agar sesuai dan update;
6. Melakukan administrasi surat menyurat internal dan eksternal;
7. Membantu melakukan perencanaan, pembinaan, penilaian performansi staf kesekretariat; dan
8. Membantu membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) kesekretariatan.
Wewenang
1. Berwenang dalam mempersiapkan kebutuhan agenda kegiatan Dekan.
2. Dapat mendistribusikan hasil rapat kepada peserta rapat.
3. Berwenang untuk memproses surat menyurat internal dan eksternal.
Hubungan Kerja Internal Dalam Hal
1 . Dekan
1 . Koordinasi Agenda Dekan, Laporan, Dan Surat Menyurat.
2 . Koordinasi Program Kerja Fakultas.
3 . Koordinasi Administrasi.
4 . Koordinasi Kegiatan Prodi Dan Laporannya.
5 . Koordinasi Laporan Triwulan.
2 . Wakil Dekan I Dan II
1 . Koordinasi Agenda Dekan, Laporan, Dan Surat Menyurat.
2 . Koordinasi Program Kerja Fakultas.
3 . Koordinasi Administrasi.
4 . Koordinasi Kegiatan Prodi Dan Laporannya.
5 . Koordinasi Laporan Triwulan.
3 . Sekretariat Pimpinan Pusat
1 . Koordinasi Agenda Dekan, Laporan, Dan Surat Menyurat.
2 . Koordinasi Program Kerja Fakultas.
3 . Koordinasi Administrasi.
4 . Koordinasi Kegiatan Prodi Dan Laporannya.
5 . Koordinasi Laporan Triwulan.
4 . Ketua Prodi Dan Ketua KK
1 . Koordinasi Agenda Dekan, Laporan, Dan Surat Menyurat.
2 . Koordinasi Program Kerja Fakultas.
3 . Koordinasi Administrasi.
4 . Koordinasi Kegiatan Prodi Dan Laporannya.
5 . Koordinasi Laporan Triwulan.
5 . Staf Fakultas
1 . Koordinasi Agenda Dekan, Laporan, Dan Surat Menyurat.
2 . Koordinasi Program Kerja Fakultas.
3 . Koordinasi Administrasi.
4 . Koordinasi Kegiatan Prodi Dan Laporannya.
5 . Koordinasi Laporan Triwulan.
Eksternal Dalam Hal
1 . Fakultas Lain, SPM, P3I, Penyelenggara Pelatihan.
1 . Surat Menyurat Dan Kerja Sama.
Masalah dan Tantangan Kerja 1. Perubahan mendadak atau ketidaksesuaian antara prioritas yang diinginkan pimpinan fakultas dapat menghambat proses perencanaan agenda yang efektif.
2. kurangnya data dan keterbatasan waktu dalam administrasi atau birokrasi.
Indikator Keberhasilan
No Sub-Sub Kompetensi Proficiency Level (PL) Key Indicator
1Secretary Administration3Mampu menganalisis teknik-teknik pengelolaan administrasi dan aktivitas kesektariatan.
2Office Administration3Mampu menganalisis teknik-teknik pengelolaan administrasi perkantoran.
3Document Administration3Mampu mengevaluasi dan memodifikasi proses pengelolaan dokumen (khususnya dokumen digital: foto, video, dan lain-lain) yang berlaku dengan baik.
4Corporate Event Management3Mampu menganalisis proses pengelolaan dokumen perusahaan sesuai standar dan prosedur yang berlaku.
STRUKTUR ORGANISASI