DESKRIPSI JABATAN

(JOB DESCRIPTION)

IDENTIFIKASI
Kode Revisi Tanggal Pengesahan
254/AJ-TELU/0/SPS.5-6/2023 0
Direktorat/Fakultas Sekretariat Dan Perencanaan Strategis
Bagian/Prodi Satuan Penjaminan Mutu
Urusan Layanan Dan Pengendalian Dokumen Mutu
Jabatan Staf
Kelompok Bidang 1. General Affairs
Atasan Langsung 1. Kepala Urusan Layanan Dan Pengendalian Dokumen Mutu.
Bawahan Langsung
Ikhtisar Jabatan Membantu Melakukan Proses Pengendalian Dokumen Mutu Institusi.
Tujuan dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab dalam membantu pelaksanaan proses pengendalian dokumen mutu institusi sehingga dapat menjaga kerahasiaan dokumen di lingkungan Universitas Telkom.
Uraian Tugas
1. Membantu melakukan perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi program kerja di unit Satuan Penjaminan Mutu; dan
2. Membantu melakukan proses pengendalian dokumen mutu institusi.
Wewenang
1. Berwenang mengakses dan mengelola dokumen mutu institusi.
2. Berwenang memberikan rekomendasi perbaikan format atau struktur dokumen mutu sebelum dokumen diunggah atau disahkan.
3. Mengatur dan memelihara arsip dokumen mutu dalam bentuk digital maupun fisik sesuai dengan standar pengendalian dokumen.
4. Berwenang menyampaikan laporan atau informasi terkini terkait status dokumen mutu kepada atasan langsung.
Hubungan Kerja Internal Dalam Hal
1 . Kepala Urusan Layanan Dan Pengendalian Dokumen Mutu
1 . Melaporkan Hasil Kerja Dan Mendapatkan Arahan Strategis Terkait Layanan Dan Pengendalian Dokumen.
2 . Berkoordinasi Dalam Pengumpulan, Revisi, Validasi, Dan Pengesahan Dokumen Mutu.
3 . Berkoordinasi Untuk Pengelolaan Sistem Informasi Pengendalian Dokumen Mutu.
2 . Fakultas Dan Direktorat
1 . Melaporkan Hasil Kerja Dan Mendapatkan Arahan Strategis Terkait Layanan Dan Pengendalian Dokumen.
2 . Berkoordinasi Dalam Pengumpulan, Revisi, Validasi, Dan Pengesahan Dokumen Mutu.
3 . Berkoordinasi Untuk Pengelolaan Sistem Informasi Pengendalian Dokumen Mutu.
3 . Direktorat Pusat Teknologi Informasi
1 . Melaporkan Hasil Kerja Dan Mendapatkan Arahan Strategis Terkait Layanan Dan Pengendalian Dokumen.
2 . Berkoordinasi Dalam Pengumpulan, Revisi, Validasi, Dan Pengesahan Dokumen Mutu.
3 . Berkoordinasi Untuk Pengelolaan Sistem Informasi Pengendalian Dokumen Mutu.
Eksternal Dalam Hal
1 . Lembaga Penjaminan Mutu Eksternal
1 . Menyediakan Atau Menyiapkan Dokumen Mutu Yang Dibutuhkan Dalam Proses Akreditasi Atau Sertifikasi.
2 . Melakukan Benchmarking Terkait Dokumen Mutu Dan Sistem Mutu Secara Umum.
2 . Universitas Mitra
1 . Menyediakan Atau Menyiapkan Dokumen Mutu Yang Dibutuhkan Dalam Proses Akreditasi Atau Sertifikasi.
2 . Melakukan Benchmarking Terkait Dokumen Mutu Dan Sistem Mutu Secara Umum.
Masalah dan Tantangan Kerja 1. Kurangnya kepatuhan unit terhadap prosedur dokumen mutu.
2. Tantangan dalam meningkatkan kesadaran terhadap pentingnya pengendalian dokumen.
3. Kebutuhan untuk terus mengikuti standar mutu yang berkembang.
4. Pentingnya akurasi dan ketelitian tinggi dalam pengedalian dokumen.
Indikator Keberhasilan
No Sub-Sub Kompetensi Proficiency Level (PL) Key Indicator
1Document Administration2Mampu memahami, menjelaskan dan mencari alternatif pengelolaan dokumen perusahaan sesuai standar dan prosedur yang berlaku.
2Governance Policy & Methodology2Mampu menemukenali permasalahan yang timbul akibat implementasi kebijakan yang berlaku terkait good corporate governance.
STRUKTUR ORGANISASI